Stop de stapels artikelen

Als je veel interesses hebt, dan lees je waarschijnlijk ook veel (vak)tijdschriften. En wil je ook veel van wat je gelezen hebt bewaren. Dat levert al snel stapels op. Stapels tijdschriften of stapels uitgescheurde artikelen. Wat doe je daarmee?

Je kunt twee van dergelijke stapels onderscheiden: de stapel met ongelezen tijdschriften en artikelen en de stapel al gelezen artikelen, waar je nog eens iets mee wilt.

De stapel ongelezen
Eén ding is zeker: er is altijd meer te lezen dan je tijd hebt. Het heeft dus ook weinig zin om te proberen alles te lezen. Zelf vind ik dat een bevrijdende gedachte: je kunt niet alles lezen, dat betekent dat het ook niet hoeft! Wees dus kritisch in wat je wel en niet op deze stapel legt en op wat je wel en niet leest.

Zorg vervolgens voor tijd om je stapel leesvoer weg te werken. Dat kun je doen door een leesuurtje in te plannen, bijvoorbeeld op zondagmiddag. Het is ook erg handig om altijd een leesmapje bij je te hebben, dan hoef je bij kapper geen roddelblad te lezen, maar kun je je eigen artikelen lezen. Ook op andere momenten dat je moet wachten kun je even een artikel lezen. Ongemerkt slinkt zo je stapel.

Als er toch dingen blijven liggen, bewaar dan geen kranten die ouder zijn dan een maand en geen tijdschriften ouder dan een half jaar. Ze heten niet voor niets dagbladen en tijdschriften. Ze zijn dus tijdgebonden en na een tijdje gewoon achterhaald en door nieuwe exemplaren vervangen. De kans dat je ze dan nog gaat lezen is minimaal.

De stapel gelezen
Als je artikelen eenmaal gelezen hebt, dan zijn er natuurlijk 2 mogelijkheden: de oud papierbak of je eigen archief of knipselsysteem. Bewaar in elk geval je artikelen op onderwerp en geen hele tijdschriften. En bewaren doe je alleen als artikelen echt onmisbaar zijn en als ze niet online beschikbaar zijn.

Echt onmisbaar zijn eigenlijk alleen artikelen die gaan over dingen waar je op dit moment mee bezig bent. Dat klinkt misschien streng, maar voor mij is het enige manier om de hoeveelheid een beetje in toom te houden. Als jij dus een beetje op mij lijkt, dan is het voor jou niet anders.

Ik bewaar alleen artikelen over onderwerpen die me op dit moment interesseren, waarvan ik zeker weet dat ik er de komende maanden iets mee ga doen. Of die passen bij een workshop die ik al geef. Artikelen dus die ik meteen een plek kan geven, want ze horen ergens bij: een workshop die ik geef of een project waar ik mee bezig ben.

Oké, ik geef het toe, ik heb een ontsnappingsmogelijkheid ingebouwd. Sommige onderwerpen interesseren me op de langere termijn en daar hou ik een apart hangmapje voor aan. Zo heb ik bijvoorbeeld in de loop der tijd een leuke verzameling artikelen opgebouwd over linkshandigheid. Uiteraard ben ik zelf linkshandig en daar wordt veel zin en onzin over geschreven. Altijd leuk om terug te kijken.

Ik heb het even gecheckt, ik heb 4 van die mapjes. Alle andere artikelen die ik heb, gaan over organizing en zitten per onderwerp bij elkaar. Dat zijn dingen als uitstelgedrag, gewoontes aanleren en keuzes maken. Allemaal onderwerpen waar ik regelmatig iets mee doe. Ontsnappen mag, maar doe dat niet te vaak.

Als je veel vaktijdschriften hebt en denkt dat je die allemaal moet bewaren, ga dan na hoe vaak je daar eigenlijk in kijkt. En als je dan iets zoekt, vind het dan maar eens terug in al die stapels. Grote kans trouwens dat de artikelen inmiddels verouderd zijn of dat je ze terugzoekt op internet. Veel sneller. Hetzelfde geldt trouwens voor bijvoorbeeld consumentengidsen en recepten: de informatie verouderd snel en je zoekt veel sneller dingen terug op internet.

Kortom: je kunt veel minder bewaren dan je denkt. Wees dus uiterst kritisch op welke artikelen je bewaart: alleen die onderwerpen die je binnen nu en 6 maanden gebruikt en alleen die artikelen die je niet terug kunt vinden op internet. Denk er altijd 3 keer over na voordat je een nieuw mapje maakt.

Praktisch gezien bewaar je de artikelen op onderwerp. Het kan zijn dat elk onderwerp een hangmap heeft, zoals bij mij. Of dat je een aantal onderwerpen bij elkaar in een map stopt. Harmonicamappen zijn hier heel geschikt voor. Een ordner kan ook, maar dat is net iets meer werk en dat kan een drempel zijn. Hangmappen en harmonicamappen zijn op een gegeven moment ook vol en dat geeft een soort ‘natuurlijke’ grens aan de hoeveelheid die je bewaart. Een automatisch signaal dat zegt: nu wordt het teveel, misschien moet er weer eens iets uit.

Weg met klusjes

Een paar maanden geleden schreef ik hier dat ik een aantal doelen had bereikt en aan het opruimen was en ook dat ik een aantal oude doelen had laten vallen (ook opruimen). Dat is allemaal heel lekker voor een tijdje, maar na een tijdje merkte ik dat ik geen kader had. Ik wist niet zo goed meer waarvoor ik aan het werk was. En zonder thema wordt alles een klusje.

Dat is natuurlijk precies wat ik vaak bij mijn klanten zie: ze hebben geen zin om op te ruimen omdat het losse klusjes lijken, ze weten niet waar ze het voor doen. Ik heb nu zelf weer ondervonden dat het niet uitmaakt wat de activiteit is, zelfs leuke dingen kunnen ‘klusjes’ worden.

In principe ben ik dol op mijn vak en doe ik alles wat daar mee te maken heeft graag. Maar ik had het gevoel dat ik mijn doelen wel bereikt had, dus wat is dan nog de reden om er hard aan te trekken? Waarom zou ik? In de vervelende klussen had ik al helemaal geen zin, maar zelf dingen die ik normaal leuk vindt verloren hun glans. Ik ging ook veel te veel tijd besteden aan dingen die ik normaal even tussendoor deed. Helemaal niet handig dus.

Met mijn verstand kon ik natuurlijk genoeg redenen bedenken om flink aan de slag te gaan, zoals promotie van het boek Opgeruimd leven in je huis en verhoging van mijn omzet (want dat mag best nog wat meer zijn). Maar het gaat niet om verstand, het gaat om gevoel. Ik ben te gedisciplineerd om mijn klusjes te laten verslonzen, maar ik had er ook geen lol meer in.

Tijd om mijn eigen advies maar eens toe te passen. Wat zou ik tegen een klant zeggen? En dan is het opeens weer simpel, ik zou zeggen: als je nog niet weet wat je wens is, maak dan de zoektocht naar die wens tot je doel. Dat is mijn kader: uitzoeken wat mijn nieuwe doel is, wat mijn volgende wens en uitdaging is. Hoe ik groter kan denken en wat ik wil realiseren.

Als ik dat eenmaal bedacht heb, weet ik ook wat ik moet doen: mezelf voeden. Ik hou van boeken, dus de eerste stap is om een stapel inspiratie uit de bibliotheek te halen. En ik geef me op voor een paar workshops, zakelijk, maar ook gewoon voor de lol. En zo maak ik het voor mezelf weer helder wat ik aan het doen ben. Ik ben niet zomaar wat aan het rommelen, ik ben op zoek naar een nieuw doel. Niks klusjes, het past allemaal in mijn zoektocht. En daarmee heb ik weer energie om dingen aan te pakken en ben ik weer gemotiveerd om in actie te komen.

Vier praktische redenen die opruimen lastig maken

Je weet heus wel dat je moet opruimen, maar toch doe je het niet, de stapels groeien steeds weer aan. Daar kunnen allerlei redenen voor zijn, die te maken hebben met emoties. Maar soms zijn er gewoon hele praktische redenen aan te wijzen waarom je niet opruimt:

1.Spullen hebben geen vaste plaats
Als je niet weet waar iets hoort, dan kun je het ook niet opbergen. Zo simpel is het. Zorg dus dat alles wat je huis in komt een bergplek heeft. Als je minder wilt kopen, dan kan dit je helpen: bedenk in de winkel of je wel plek hebt voor deze nieuwe aankoop. Zo niet, koop het dan niet.

2.Spullen hebben geen handige bergplek
Een handige bergplek is natuurlijk in de eerste plaats een plek die bereikbaar is. Als je eerst allerlei spullen opzij moet schuiven voor je iets op kunt bergen, dan is de kans groot dat dat niet gebeurt en dat je dus niet opruimt.

In de tweede plaats is de bergplek zo dicht mogelijk bij de plek waar je de spullen gebruikt. Stel dat je je administratie in je werkkamer opbergt, maar je rekeningen aan de keukentafel betaalt. Goeie kans dat je dan je administratiespullen op de keukentafel bewaart. Want als je net die rekening hebt betaald, denk je: ik laat het maar even staan, want morgen moet ik nog even wat doen. Je betaalde rekeningen gooi je maar even op een stapel in plaats van in de map waar ze horen. Want die map staat helemaal boven en dat doe je nog wel een keer. Voor je het weet is je keukentafel veranderd in een papierchaos.

In zo’n geval is het beter om je administratie op te bergen in de buurt van de keukentafel. Dan ruim je het tenminste op. En denk niet: ik doe mijn administratie voortaan wel boven. Je gewoonte om de administratie aan de keukentafel te doen is lastig te veranderen. Een paar mappen naar beneden verplaatsen gaat veel sneller.

3.Je weet niet precies wat je moet doen
Het is lastig om te beginnen met opruimen als je niet precies weet wat je moet doen. Dat is vaak het geval als je projecten op je actielijst zet. Staat er bijvoorbeeld op je actielijst ‘woonkamer opruimen’, dan is dat een project. En als je naar de woonkamer kijkt, dan is daar zoveel te doen, dat je het al niet meer weet. En dus begin je er maar niet aan en schuif je het project voor je uit.

Als op je actielijst staat ‘dvd-hoesjes en dvd’s verzamelen en de dvd’s in de juiste hoesjes doen’, dan weet je precies wat je moet doen. De kans dat je die actie gaat uitvoeren is veel groter dan ‘woonkamer opruimen’. Heb je dus acties die allang op je lijst staan en die je maar niet uitvoert, vraag je dan eens af of het misschien een project is. Zo ja, bedenk dan wat de eerste actie moet zijn en doe dat.

4.Je hebt geen routine
Sommige dingen gebeuren alleen als je er een vaste routine voor hebt. Dat geldt vooral voor de processen in huis: je post, de boodschappen, de was, dat soort activiteiten. Als je niet elke dag je post opent, dan heb je al snel een stapel papier waar je tegenaan hikt. Als je niet elke dag je vuile was in de wasmand gooit, dan weet je nooit wanneer je wasmachine vol is. En als je je maaltijden niet plant, dan ren je elke dag naar de supermarkt en kost boodschappen doen heel veel tijd.

Voor alle activiteiten die steeds terugkomen, kun je een routine inbouwen. Op die manier houd je het bij en hoef je geen grote opruimacties te houden. Met een routine zorg je dat het probleem in de kiem gesmoord wordt, sterker nog, er is helemaal geen probleem.