Heb jij de tijd?

5 tips voor een goede planning

1. Hou lucht in je agenda
Als je activiteiten meteen achter elkaar plant, zonder tijd ertussen, dan gaat het gegarandeerd ergens mis: een overleg loopt uit, je staat in de file, je moet tussendoor een telefoontje of een mailtje beantwoorden dat niet kan wachten. Hou daarom tenminste een half uur vrij tussen twee afspraken (en dat is exclusief reistijd, want die tijd heb je natuurlijk al bij de afspraak gezet), dan kun je tussendoor je gedachten op een rijtje zetten of even omschakelen. En je houdt rekening met onverwachte zaken.

2. Alles duurt altijd langer dan je denkt
Zelfs als je rekening houdt met de Wet van Hofstadter, dat is de wet die zegt dat alles langer duurt dan je denkt. Reserveer daarom anderhalf keer zoveel tijd als je denkt nodig te hebben. Hou je tijd over: prima, tijd voor een pauze en een andere klus. Dat is veel minder erg dan tijd tekort komen.

3. Plan je ad hoc activiteiten
Iedereen heeft ad hoc activiteiten. Op het werk staat je baas ineens aan je bureau met een nieuwe klus die niet kan wachten, thuis vragen je kinderen om aandacht of moet de wasmachine zo snel mogelijk gerepareerd worden. Hou hier rekening mee. Je weet niet precies wat er gaat gebeuren, maar je weet wel zeker dat er iets gebeurt. Laat dus tijd open voor ad hoc klussen. Gemiddeld bestaat zo’n 40 procent van de werktijd uit ad hoc klussen, maar voor sommige mensen kan dit veel meer zijn. Hou een tijdje bij hoeveel tijd jij besteedt aan ongeplande activiteiten, dan kun je daar voortaan tijd voor inplannen.

4. Werk duurt net zolang als er tijd voor beschikbaar is
Hoe meer tijd je hebt om een taak af te ronden hoe langer die duurt. Als je nog veel tijd beschikbaar hebt voor een project, dan ga je eerst eens rustig nadenken, informatie zoeken op internet, overleggen met collega’s enzovoort. Daardoor neemt het project alle tijd in beslag die er voor is. Misschien moet je je aan het eind zelfs nog haasten. Maar als je in een korte tijd iets voor elkaar moet krijgen, dan werk je veel efficiënter: je gaat meteen aan de slag en doet wat je kunt doen in de korte tijd die je hebt. En gek genoeg komt er dan altijd iets bruikbaars uit. Dat is de wet van Parkinson die zegt: werk duurt net zolang als er tijd voor beschikbaar is. Baken dus tijd af in plaats van taken: reserveer een bepaalde tijd voor een klus, in die tijd moet het af. Geef jezelf deadlines, door bijvoorbeeld een andere afspraak te plannen of met een collega af te spreken om iets door te nemen.

5. Hou rekening met je energie
Niemand kan de hele dag geconcentreerd werken. Zelf verzet ik het meeste werk tussen 10 uur ’s ochtends en 2 uur ’s middags. Klussen die concentratie vragen plan ik dus in die periode. Routinematige activiteiten, zoals administratie doe ik daarna en helemaal aan het eind van de dag lees ik nog wat nieuwsbrieven of pleeg ik telefoontjes. Doe dus de klussen die de meeste concentratie vragen op het moment dat je het meeste energie hebt. En hou er rekening mee dat je focus niet de hele dag kunt vasthouden, dus wissel het soort activiteiten af gedurende de dag.

Gaan zelfstandige werkers de wereld redden?

Er is iets raars aan de hand, valt me de laatste tijd op. Politici en economen maken zich heel druk om de economie: het gaat niet goed, er is geen vertrouwen ‘in de markt’ en daardoor is er crisis, moeten banken gered worden en de koers van euro gesteund.

En natuurlijk, ik merk daar wel iets van: het is soms lastiger om opdrachten te krijgen en zelf let ik ook extra op mijn kosten. Maar als zelfstandige professional zit ik toch ook in een hele andere wereld: ik werk samen met andere ondernemers en dat leg ik zelden vast in een contract. We doen dat puur op basis van vertrouwen. Er zijn collega’s die klanten aan mij doorspelen en andersom doe ik dat ook. In goed vertrouwen.

Ik geef workshops samen met anderen en we verdelen de opbrengsten. Of iemand maakt reclame voor mijn workshop en in ruil daarvoor betaal ik een deel van mijn opbrengst. Daar mailen we over en misschien dat dat in de rechtszaal als een overeenkomst geldt, maar voor mij voelt het gewoon als een afspraak. Ook zijn er regelmatig mensen die iets voor mij doen: ze geven me informatie, ze stellen een gratis e-book ter beschikking, ik lees gratis nieuwsbrieven.

Zo is er een merkwaardig verschil ontstaan tussen wat op wereldschaal gebeurt en wat ik beleef. Geen vertrouwen op macro-niveau en veel vertrouwen op micro-niveau. Zp-ers hebben iets voor elkaar over. Je steunt initiatieven waar je in gelooft en verspreidt die in je netwerk. Zelf doe ik dat bijvoorbeeld met De alternatieve kadobon, Femalefactor en Goodplace2work.

Natuurlijk is het allemaal niet geheel belangeloos, we willen uiteindelijk allemaal iets verkopen. En als ik het product van anderen ondersteun, dan hoop ik dat iemand dat ook voor mij doet. Zo ontstaat aan de basis een nieuwe economie waar we wel vertrouwen in elkaar hebben en elkaar steunen. En die heeft niets te maken met hedgefondsen en snelle zakendeals, die gaat over echte dingen. Zoals het hoort. Gelukkig komen er steeds meer zelfstandige werkers en wie weet kunnen we zo de economie redden. Zou dat niet mooi zijn?

Vergeet je doelen en kom in actie

Veel mensen vinden het lastig om te beginnen. Het maakt niet uit waaraan. Of het nou opruimen is, je administratie of klussen in huis, het is allemaal lastig. Het voelt alsof iets je tegenhoudt. En naarmate je het langer uitstelt, lijkt de klus steeds groter en moeilijker te worden.

Alle begin is moeilijk, zo luidt het gezegde. En dat hebben we allemaal goed in onze oren geknoopt: het is moeilijk en eng om te beginnen. Je weet misschien niet precies wat je moet doen, je voelt je onzeker en vraagt je af of je het op de goede manier doet. Waar moet je precies beginnen? Hoe moet je opbergen? Wat maak je allemaal los als je eenmaal begint?

Maar een feit is dat beginnen eigenlijk meestal heel simpel is. De eerste stap in elk project valt meestal wel mee: je zoekt informatie, je belt iemand op voor een afspraak, je pakt het eerste papiertje op en beslist wat je er mee wilt.

De meeste mensen denken echter niet aan die eerste stap, maar aan het resultaat. En als je een hele kamer of zelfs een heel huis op wilt ruimen, dan is dat inderdaad nogal een project. Daar kun je van terugschrikken, dat is zo groot, dat is wel veelgevraagd. En dus begin je maar helemaal niet. Zo zet je jezelf natuurlijk klem en maak je het steeds lastiger om te starten, je ziet steeds meer beren op de weg.

De oplossing is dan om je uiteindelijke doel even te vergeten. Dat blijft wel de aanleiding voor je actie, maar het is nu nog ver weg en dat kan je ontmoedigen. Kijk dus in eerste instantie naar wat je op dit moment kunt doen. Is er iets wat je wel kunt opruimen of wegdoen? Iets waarvan je weet waar het hoort of waarvan je weet dat je het toch weg gaat doen?

De volgende stap is om tijd af te bakenen: plan een tijdsperiode in je agenda van bijvoorbeeld een uur. Zet je kookwekker of het alarm van je telefoon. En begin dan gewoon met die eerste stap. De kans is groot dat je daarna nog iets ziet wat je wel kunt doen en voor je het weet ben je lekker aan het opruimen. Als je eenmaal begonnen bent, dan komt de rest meestal ook wel.

Als het alarm afgaat, mag je stoppen, dan is het genoeg voor vandaag. Als je nog veel energie hebt, dan kun je na een pauze nog een keer je wekker zetten. Maar ga niet door tot je uitgeput bent, want dan wordt beginnen de volgende keer nog lastiger.

Als je dus niet weet waar te beginnen, bedenk dan twee dingen:

- Wat kun je op dit moment doen?
- Baken tijd af om het te doen, als de tijd voorbij is, dan ben je klaar.

Zo maak je het makkelijker en overzichtelijker om te starten.

Maak van de slaapkamer weer een rustpunt

Als je niet weet waar te beginnen met opruimen, dan is je slaapkamer altijd een goed startpunt. De slaapkamer is een belangrijke ruimte in je huis, een plek waar je tot rust komt en waar je intieme momenten beleeft met je partner.

Het kost je dus heel wat als die ruimte rommelig is. Je kunt je minder goed ontspannen, omdat je steeds allerlei spullen ziet waar je nog iets mee moet. Zeker als je toch al de neiging hebt om te piekeren, geeft een onopgeruimde slaapkamer je daarvoor des te meer aanleiding.
Alle reden dus om je slaapkamer op te ruimen.

Vijf stappen om van je slaapkamer weer een rustpunt te maken:

- Gebruik je slaapkamer niet als opslagplaats
Haal alle spullen er uit die er ‘tijdelijk’ opgeslagen liggen en breng ze naar de ruimte waar ze wel horen: de schuur of de zolder. Ook speelgoed van de kinderen hoort niet in de slaapkamer, maar in hun eigen kamer.

- Ruim je kleding op
Kleding hoort in een kast als het schoon is en in de wasmand als het vuil is. Het hoort zeker niet op de grond van je slaapkamer, op een hoek van het bed of aan je slaapkamerdeur. Berg kleding op waar het hoort. Je kunt trouwens best een gesloten wasmand in de slaapkamer zetten, als je dat makkelijk vindt. Een lastig punt is kleding die je een keer gedragen hebt en die niet schoon meer is, maar ook nog niet vuil genoeg voor de wasmand. Reserveer daar een apart deel van je kast voor, zodat je weet dat het gedragen is. Laat het eventueel eerst even luchten, maar geef het daarna een plek, net zoals je andere kleding.

Heb je meer kleding dan kasten? Kijk dan of er iets weg kan, de meeste mensen dragen maar een deel van hun kleding. Of sla je wintergoed zolang ergens anders op. Passen er echt bijna geen kasten in je slaapkamer? Zorg dan voor een bergplek elders, maar laat je kleding niet rondslingeren in je slaapkamer.

- Zorg dat de vloer leeg is
Liggen er nu nog spullen op de vloer van je slaapkamer? Haal die er af en geef ze een plek buiten je slaapkamer. Het liefst berg je ze natuurlijk op waar ze horen. Maar als je dan toch een rommelkamer hebt, zorg dat het in elk geval niet je slaapkamer is.

- Houd je nachtkastje overzichtelijk
Je nachtkastje is bedoeld voor wat spulletjes die je bij de hand wilt hebben: je wekkerradio en je lipbalsem, je bril en een boek, waarin je leest voordat je gaat slapen. Je kunt je pantoffels er onder zetten. Misschien ligt er een schrijfblokje en een pen voor je nachtelijke ingevingen. Maar dat zou het zo ongeveer moeten zijn.

Dat betekent dat er geen stapels boeken op je nachtkastje liggen en al helemaal geen agenda of werk. Haal alles wat niet in of op je nachtkastje hoort weg en hou alleen die spullen bij de hand die er horen.

- Gebruik de ruimte onder je bed, maar wel gepland
De ruimte onder je bed is een prima opslagplaats, maar niet om alles klakkeloos onder te gooien. Zorg dat er dozen of lades zijn, waar je spullen in opbergt die je niet zo vaak nodig hebt: reserve-dekbedden, kleding die je momenteel niet draagt (nu dus je winterkleding) of de kerstspullen. Laat geen losse spullen onder je bed zwerven.

- Een administratie- of werkplek in je slaapkamer
Als het niet nodig is, doe dan geen administratie of werk in je slaapkamer. Alleen als het echt niet anders kan, kun je hiervoor een tafeltje of bureau inrichten. Zorg dan dat het meubelstuk zelf zoveel mogelijk uit het zicht is. Gebruik een gordijn of een kamerscherm. Als dat niet kan, zorg dan in elk geval dat alle losse spullen uit het zicht zijn in een lade of een doos. Laat geen papieren of andere spullen slingeren en zorg dat het bureaublad leeg is. Maak het zo rustig mogelijk.


Nu kun je lekker het raam openzetten, je beddengoed luchten of verschonen en vanavond heerlijk rustig naar bed gaan.

Wat Modriaan en Kandinsky je vertellen over organizing

Afgelopen week ben ik naar het Haags Gemeentemuseum geweest. Daar is een tentoonstelling met schilderijen van Kandinsky. Ik ben duidelijk niet de enige die zijn schilderijen mooi vindt, want er stond een hele rij voor de kassa.

Nadat ik de Kandinsky’s had bekeken, ging ik nog even langs ‘de Mondriaans’, een andere favoriet van me. In dat deel van het museum was bijna niemand. En zo had ik de Victory Boogie Woogie voor mezelf alleen. Misschien kun je je dat schilderij nog herinneren? In de jaren tachtig was we veel om te doen, omdat het voor iets van 80 miljoen gulden werd aangekocht. (klik hier om de Victory Boogie Woogie te bekijken: http://www.gemeentemuseum.nl/index.php?id=031845).

Ik vertel dit verhaal omdat het een paar handige lessen bevat die je kunnen helpen beslissen als je een aankoop wilt doen:

- Ervaringen zijn belangrijker dan dingen
Die mensen die in de rij stonden hadden goed begrepen dat een ervaring meer impact heeft dan een ding. Oftewel: iets doen is beter dan iets kopen. Een ervaring onthou je namelijk een hele tijd, zeker als het iets nieuws of bijzonders is. Je kunt vooraf al voorpret hebben en achteraf kun je je uitstapje herbeleven, je kunt er van nagenieten en erover vertellen aan andere mensen.

Als je iets koopt, kun je daar natuurlijk ook veel plezier van hebben, maar meestal raak je er snel aan gewend. Als je voor het eerst een afwasmachine hebt of een HD-recorder, dan ben je daar ontzettend blij mee. Maar na een tijdje ben je er aan gewend wat het apparaat voor je doet en erger je er aan dat er maar zo weinig in de afwasmachine kan of denk je dat je toch meer geheugen voor je recorder had moeten kopen. Bij belevenissen is die gewenning veel minder.

- Je hoeft iets niet te hebben om er van te genieten
Bij de meeste van de schilderijen in het Gemeentemuseum moet ik er zelfs niet aan denken om ze zelf te bezitten. Stel je voor dat je een kostbaar schilderij in huis hebt, zou je daar nog van kunnen genieten als je je constant zorgen maakt over de beveiliging en de verzekering? Persoonlijk moet ik er niet aan denken. Ik betaal liever de toegang tot het museum en laat alle zorgen over aan een ander. Op kleinere schaal is dat precies wat je doet als je dingen leent: boeken, dvd’s, gereedschap en andere apparaten, maar ook een galajurk kun je prima lenen of huren. Je hoeft je geen zorgen te maken over onderhoud of opslag, je gebruikt het en je brengt het daarna weer terug. Doe dit vooral bij dingen die je niet vaak of eenmalig gebruikt.

- Doe niet mee met de massa
Doordat iedereen zich verdrong bij de schilderijen van Kandinsky, kon ik vrijwel alleen genieten van de Mondriaans. Vaak is het zinvol om niet met de massa mee te doen: koop kerstspullen na kerst, ga overdag naar de film, ga doordeweeks naar een dierentuin of pretpark, ga zomers in de tuin zitten en geniet van de stilte in je woonplaats. Je bespaart vaak een heleboel tijd en geld. Kortingsacties zijn ook niet altijd gunstig: vermijd dolle, dwaze dagen en je doet geen impulsinkopen.

Om het kort en krachtig samen te vatten: het bezit van de zaak is het eind van het vermaak. Denk daaraan als je de volgende keer in de rij staat bij de kassa.

Hou jezelf voor de gek en bereik meer

Iedereen heeft het druk, maar als kleine ondernemer heb je eigenlijk nooit rust. Er is altijd wel iets te doen. Natuurlijk geef je jezelf regelmatig vrij, jij bent namelijk de enige die dat kan doen. Maar veel dingen wil je gewoon doen, die zijn belangrijk voor je bedrijf: een e-book schrijven, een workshop ontwikkelen, een promotie-actie bedenken. Dat kun je niet zo makkelijk uitbesteden en bovendien vind je het ook leuk.

Als ik het druk heb, dan merk ik zelf ook dat ik leuke dingen minder leuk ga vinden. Ik ben druk, maar die geplande workshop komt er wel aan. En de nieuwsbrief wil ik echt de eerste van de maand versturen, maar dan moet er wel iets instaan. Waar zou ik nu weer eens over schrijven en wanneer doe ik dat? Eigenlijk heb ik helemaal nergens zin meer in en wil ik met mijn benen omhoog op de bank CSI kijken. Maar daar krijg ik later spijt van, eigenlijk heb ik nu wel tijd.

Herken je deze innerlijke dialoog een beetje? Je wilt iets doen wat eigenlijk best leuk is en het is ook eigenlijk verstandig om het nu te doen. Maar eigenlijk heb je nu geen zin en geen inspiratie. En eigenlijk weet je best dat dat gewoon een smoes is.

Wat ik dan doe is mezelf voor de gek houden. Dat kan namelijk. Ik zeg tegen mezelf: ik hoef alleen maar een onderwerp te bedenken voor de nieuwsbrief, ik hoef alleen maar een opzet te maken voor de workshop, laat ik even wat andere nieuwsbrieven doorlezen, misschien kom ik dan op iets. Maar dat is het enige wat ik hoef te doen.

Ik weet best dat dat niet het enige is. Maar ik weet ook dat dat artikel zo geschreven is, als ik eenmaal een onderwerp heb. En als ik een opzet heb voor die workshop, dan bedenk ik daar ook wel werkvormen bij. Want als je eenmaal begonnen bent, dan neem je meestal de volgende stap ook wel. En voor je het weet ben je vergeten dat je geen zin had en ben je gewoon lekker aan het werk.

Het gekke is, ik weet heel goed dat ik mezelf voor de gek hou, maar toch werkt het. Als ik mezelf vertel dat ik alleen maar de eerste stap hoef te nemen, dan gelooft mijn brein dat blijkbaar. En op die manier krijg ik een hoop gedaan. Een beetje dom, maar wel makkelijk.

Als ik het wegdoe heb ik het net nodig

Veel mensen hebben moeite om dingen weg te doen en daardoor is hun huis veel te vol geworden. Als ze dan een keer genoeg moed verzameld hebben en iets weg doen, dan lijkt het wel alsof ze het de week daarna net nodig hebben. Vervolgens durven ze helemaal niets meer weg te doen. Hoe zou dat komen? Ik heb drie redenen kunnen vinden:

1. Selectieve waarneming

- je denkt aan dit voorwerp omdat je het net in je handen hebt gehad en daarom zie je er een gebruiksmogelijkheid voor.
- je doet veel dingen weg die je nooit meer nodig hebt, maar er zijn er een paar die je vlak daarna inderdaad had kunnen gebruiken. Die paar vallen veel meer op dan de rest en die onthoud je dus ook.

Als dit je niet overtuigt, dan is er misschien iets anders aan de hand:

2. Je hebt gelijk

Als je iets wegdoet dan blijkt vaak later dat je het nog nodig hebt. In dat geval vind je het blijkbaar moeilijk om onderscheid te maken tussen dingen die weg kunnen omdat je ze niet gebruikt en dingen die je nog wel gebruikt. Verzin dan een objectief systeem om bij te houden wat je wel en niet gebruikt en sorteer daarna pas wat je wegdoet. Bijvoorbeeld kledinghangers omdraaien, papier stippen, alles in een doos stoppen of er juist uit halen als je het gebruikt.

Het is ook mogelijk dat je onvoldoende tijd neemt om te beslissen wat je weg wilt doen. Als je dan een keer aan het opruimen bent, dan ga je in je opruimwoede zo aan de slag dat je ook dingen wegdoet die je nog nodig hebt. In dat geval is het verstandig om steeds kleine beetjes op te ruimen en niet twee keer per jaar als een tornado door je huis te rennen. Bedwing die neiging en hou het beperkt tot bijvoorbeeld een uur of ruim per keer één kamer op.

3. Het gaat om een waarde, niet om de spullen

Je gevoel over die paar dingen die je onterecht wegdoet is zo sterk dat daar een waarde achter zit, die je misschien onvoldoende naar voren laat komen of erkent. Hou dan een tijdje in welke situaties je het erg jammer vindt dat je iets weg hebt gedaan (of denkt terug aan een paar van die situaties).

Dat kunnen bijvoorbeeld situaties zijn waarin je een ander had kunnen helpen als je dat stuk gereedschap, meubelstuk of folder nog had gehad. Je vindt het belangrijk om mensen te helpen. Dat is een prima eigenschap, maar die hangt niet zozeer af van spullen. Vraag je dan af hoe je ‘mensen helpen’ meer in je leven kunt integreren.