Vier tips voor een productieve dag

Een tijdje geleden gaf ik je tips om je ideale dag te hebben, elke dag. Dat is al heerlijk, maar het is ook fijn om dagelijks productief te zijn. Niets is zo fijn als het tevreden gevoel dat je iets bereikt hebt.

Daarom vandaag vier tips om je dag productiever te maken.

1 Begin met een citroen
Nee, je hoeft niet met een citroen te ontbijten, zover wil ik niet gaan. Maar het helpt wel als je begint met die klus waar je het meeste tegenop ziet. Dan heb je dat maar vast gehad.

Dat heeft 2 voordelen: je hoeft er niet de hele dag aan te denken dat je die rotklus nog moet doen en dat scheelt een hoop energie. En als je begint met iets wat helemaal niet leuk is, dan valt daarna alles mee en kan de dag alleen maar beter worden.

Dit noemen organizers ook wel het DERK-principe: Doe Eerst RotKlussen.

2 Zet je mailprogramma en je internetbrowser uit
Let je er wel eens op hoe vaak per dag je je mail controleert en hoe vaak je wordt afgeleid door een leuk linkje op twitter of facebook? Dat kost meer tijd dan je denkt.

Als je dus echt geconcentreerd aan iets wilt werken, sluit dan je browser en je mailprogramma af en zorg dat je ook niet op je telefoon mail gaat checken.

Zo krijg je echt veel meer gedaan. En, geloof me, ik weet hoe lastig het is! Maar het helpt enorm.

Natuurlijk zijn mail en internet ook handig, dus het is niet de bedoeling om ze de hele tijd uit te zetten, maar wel als je wilt focussen op een bepaalde taak.

3 Werk in blokken van 25 minuten
Focus werkt geweldig, maar je kunt geen 8 uur op een dag gefocust zijn. Dat houdt niemand vol.
Daarom werkt het goed om in blokken te werken.

En 25 minuten is daarvoor een goede lengte. Als je steeds 25 minuten werkt en dan 5 minuten pauze neemt (waarin je dan je mail kunt checken), dan krijg je enorm veel gedaan.

En de pauzes zijn bijna net zo belangrijk als de focustijd. Je houdt het zonder pauzes niet vol, maar ook kun je even afstand nemen van waar je mee bezig bent en daardoor ben je na die 5 minuten des te productiever.

Je kunt hier natuurlijk zoveel mee variëren als je wilt. Is 25 minuten geconcentreerd werken te lang voor je? Werk dan 10 minuten en neem 5 minuten pauze. Of werk 20 minuten en neem een break van 10 minuten.

Afijn, je snapt het idee. Zolang je pauzes maar niet langer zijn dan je werktijd.

Zorg daarom voor een alarm als je voorgenomen tijd voorbij is: een kookwekker, telefoonalarm of een teller op je computer.

4 Doe je 3 meest belangrijke taken
Wil je daadwerkelijk iets gedaan krijgen in je focustijd, dan moet je wel weten wat je wilt bereiken op een dag.

Kies daarom elke dag de 3 taken die je in elk geval wilt afronden.

En zeg nou niet dat dat voor jou niet werkt, want er zijn altijd wel 3 taken die belangrijker zijn dan de rest. Ik zeg niet dat je verder niets mag doen, natuurlijk. En het gaat om taken die geen routine zijn. Dus dingen die je dagelijks doet, horen er niet bij.

Niet meer dan 3, want dan is de kans groot dat je het niet haalt. En er is niets zo vervelend als elke dag het gevoel hebben dat je niet gedaan hebt wat je je had voorgenomen.

Minder dan 3 mag wel. Als je bijvoorbeeld op een dag veel afspraken hebt, dan is het misschien niet haalbaar om 3 taken te doen. Plan er dan 1 of 2.

Het geeft een heerlijk gevoel om je taken voor de dag af te ronden. Soms hou je misschien zelfs tijd over en doe je nog een taak. Of je hebt lekker vrij. Aan jou de keuze.

Je zult zien, met minder taken op een dag bereik je juist meer.

Vier handige weetjes over tijd

Timemanagement geeft je allerlei tips om efficiënter met je tijd om te gaan, maar het is ook handig om een paar dingen te weten over tijd. Sommige daarvan zijn zelfs in een wet gegoten. Het zijn bepaalde eigenschappen van tijd of eigenlijk hoe wij met tijd omgaan. Handig om te weten:

1. Je hebt altijd minder tijd dan je denkt
Als je een afspraak maakt voor over 2 maanden en je kijkt in je agenda en ziet nog niets staan, dan is het heel moeilijk om je voor stellen hoe druk je het dan zult hebben. Je hebt zo te zien tijd genoeg. En dus denk je dat je best die taart kunt bakken, op kunt passen, een vergadering bijwonen en notulen uitwerken.

Als het zover is, dan zit je gegarandeerd helemaal vol met activiteiten. Toen je die afspraken maakte, was je even vergeten dat je ook nog je vaste sportavonden hebt en dat in die periode altijd extra activiteiten van je werk vallen. Dat stond nog niet in je agenda. Eigenlijk zijn wij mensen er helemaal niet zo goed in om vooraf in te schatten hoeveel tijd we eigenlijk hebben. Dat is één van de redenen dat je het altijd zo druk hebt: vooraf denk je dat het wel meevalt en daarom plan je vaak te veel.

Bedenk dus altijd vooraf hoeveel avonden per week je bijvoorbeeld beschikbaar hebt en plan niet te veel tegelijk. Je agenda lijkt nu leeg, maar dat is hij over 2 maanden zeker niet meer.

2. Alles duurt altijd langer dan je denkt
Dat is de Wet van Hofstadter.Zelfs als je rekening houdt met de Wet van Hofstadter dan duurt het nog langer dan je denkt. Reserveer daarom anderhalf keer zoveel tijd als je denkt nodig te hebben. Hou je tijd over: prima, tijd voor een pauze en een andere klus. Heb je tijd tekort dan veroorzaakt dat stress. Dit kun je op alles toepassen: taken, projecten, voorbereiding op een vergadering of je vakantie, maar ook op reistijd, mails checken of typen en vooral internetten. Heel misschien geldt het niet voor taken die je vaak doet, zoals eten koken. Als je al heel vaak boerenkool hebt gemaakt, dan weet je wel hoe lang het duurt. Gewoontes vallen er ook buiten en maken dus je planning gemakkelijker.

3. Er zijn altijd ad hoc klussen en activiteiten die tussendoor komen
Je weet natuurlijk niet precies wat het is, anders kon je het wel inplannen. Maar je weet zeker dat er altijd iets gebeurd: je kind valt met de fiets, je afspraak gaat niet of je krijgt opeens een grote opdracht, je moeder belt. Het kan van alles zijn. Hou daar rekening mee in je planning.

Reserveer bijvoorbeeld 40 procent van je tijd voor onverwachte acties. Die 40 procent plan je dus niet vol. Hou een tijdje bij welk deel van je tijd je voor onverwachte dingen gebruikt. Dat verschilt per persoon, soms is het misschien 20 procent, maar het kan ook 100 procent zijn. En soms heb je opeens een rustige dag en gebeurt er niks, kun je lekker werken aan al die actiepunten waar je nooit aan toe komt.

4. Werk duurt net zolang als er tijd voor beschikbaar is
Dit heeft meneer Parkinson bedacht en daarom heet het de wet van Parkinson. Misschien heb je ook wel eens heel veel tijd voor een klus. Gegarandeerd dat die klus dan ook zoveel tijd kost. Maar als je heel snel iets moet leveren, dan lukt het vaak ook nog. Je kunt dus iets op een snelle manier en een uitgebreide manier doen.

Natuurlijk is het fijn als je nog eens een tweede keer naar een tekst of een plan kunt kijken. Maar het wordt meestal niet veel beter als je er een derde en een vierde keer naar kijkt. Zorg dus dat je genoeg tijd hebt, maar geef jezelf niet teveel tijd om een klus uit te voeren. Het helpt als je tijd afbakent in plaats van taken, reserveer een bepaalde tijd voor een klus, in die tijd moet het af.

Vergeet je planning

Afgelopen week was zo’n week: oorspronkelijk goed gepland, een aantal klantafspraken en tijd om thuis aan andere dingen te werken. Maar wat gebeurt? De ene na de andere afspraak wordt afgezegd. Blijkbaar waart er weer een virus rond, want als mijn klanten zelf niet ziek zijn, dan hebben ze wel een ziek kind.

Wat te doen? Afspraken verzetten, uiteraard. Maar mijn plannen voor de week liggen danig in de war. Ook al zijn er goede redenen, het is nooit leuk als klanten afzeggen. Toch heeft het ook een goede kant. Ik heb tenslotte nog genoeg andere dingen te doen. Ik heb opeens een heleboel tijd.

Op mijn actielijst staan wat acties die ik al te lang uitstel: de boekhouding van 2009 afronden bijvoorbeeld. Niet leuk, wel noodzakelijk. En nu kan ik er niet meer onderuit, met al die tijd die ik heb. Ik heb nu echt geen enkele smoes meer om er niet mee aan de slag te gaan. Dus haal ik diep adem, pak ik mijn ordner en begin in transacties in te voeren.

Als ik eenmaal bezig ben valt het natuurlijk best mee. Ik zet er een muziekje bij op en eigenlijk gaat het sneller dan ik dacht. Als ik niet oppas krijg ik er nog plezier in.

Eigenlijk lucht het ook wel op. Ik wist al sinds eind vorig jaar dat ik dit moest doen en als het klaar is, kan mijn belastingadviseur tenminste aan de slag.

Dat is het gekke met klussen die je uitstelt: als je er eenmaal aan begint, dan valt het altijd mee. Je zag er zo tegen op dat de actie in je hoofd steeds groter en moeilijker wordt. Als je het dan uiteindelijk echt doet, dan is het lang zo ingewikkeld niet als je dacht en ben je blij dat je het gedaan hebt.

Je voelt je licht en krachtig, omdat je jezelf hebt overwonnen. Je kunt alles weer aan, ook afzeggende klanten en griepvirussen. Een minder leuke week, werd zo een prima week. Ik heb het gevoel dat ik heel veel gedaan heb. Nu ben ik weer helemaal klaar voor nieuwe klanten.

Ook last van uitstelgedrag? Wil je weten waarom je uitstelt? Wil je minder uitstellen en meer voor elkaar krijgen?

Kom op 17 maart naar de workshop Uitstelgedrag in Djoj, Rotterdam. Ga naar www.opgeruimdorganizing.nl om je in te schrijven.

Kerstplanning (3: boom)

Vandaag hebben we onze kerstboom neergezet. We hebben een kunstboom, dus dat kan in principe op elk moment. Hoewel de boom vorig jaar nog prima heel was, bleek bij het neerzetten dat dit toch echt het laatste jaar is voor deze boom. We gaan dus na deze kerst kijken of we een nieuwe kunstboom kunnen kopen. Vlak na de kerst lukt dat hopelijk voor niet al te veel geld.

Het is altijd weer een feest om alles uit te pakken. We dachten dat we vorig jaar echt alles bij elkaar hadden gezet, met op elke doos heel groot 'kerst' geschreven. Maar toch missen we nog weer een paar ballen. Vreemd, dat lijkt elk jaar te gebeuren, alsof er een zwart gat bestaat voor kerstversiering.

Vorig jaar hadden we een lichtjesalarm: verschillende strengen die zodanig verward waren dat ze niet meer uit elkaar konden. We hebben er uiteindelijk één door moeten knippen. Dat hadden we nu beter gedaan: elke streng apart opgeborgen en bij elkaar gebonden.

Nou alleen die ballen nog zien te vinden.

Opgeruimde cadeaus

Cadeaus geven is één van de leukste dingen die er zijn. Maar ik vind het ook altijd wel weer jammer als ik mensen iets geef wat ze nergens kwijt kunnen. Een goed middel hiertegen is om iets te geven dat geen ruimte inneemt: een bon om samen naar de bioscoop te gaan of uit eten, een bon voor de schoonheidspecialiste of een proefles koken of yoga.

Nog leuker is het als je iemand ook nog ruimte kunt besparen, bijvoorbeeld met een abonnement op de bibliotheek. Je moet natuurlijk wel een beetje het idee hebben dat diegene dat ook echt leuk vindt. Het voordeel is dat je zoiets makkelijk in elke surprise kunt verwerken en in je gedicht kun je heel simpel ingaan op de verzamelwoede van degene die het cadeau krijgt. Of je gaat in op de ruimte die je er mee bespaart.

Ook handig is het om iets te geven waarvan je zeker weet dat het wordt opgebruikt. Het juiste geurtje of iets lekkers (voor in bad of om op te eten) doen het altijd goed.

En als u dat krijgt: gewoon gebruiken en niet laten liggen, omdat het zo mooi of duur is.

Vertraging

Ik had me voorgenomen om nooit over de NS te schrijven, want wat valt er nog over te zeggen? Als je met de trein gaat, dan heb je soms vertraging, zoals je met de auto soms in de file staat. En als ik mijn collega's hoor, dan zijn er heel wat meer files dan treinvertragingen.

Vooruit, één keer dan schrijf ik er over in mijn blog.
Gisteren was het weer zo ver. Ik was al laat, want ik had wat langer doorgewerkt, we zouden even snel iets gaan eten bij het station van Rotterdam. Maar daar kwam het niet van, want bij Amersfoort kon ik niet verder richting Rotterdam. Wisselstoring. In dit geval kan ik dan via Schiphol, dat kost me normaal gesproken een half uur extra.

Wat doe je dan? In dit geval kon ik me er snel bij neerleggen gelukkig. De eetplannen moesten wel gewijzigd, toen weer niet en toen toch weer wel. Lang leve sms.

Wat ik maar wil zeggen is: probeer in dit soort gevallen kalm te blijven en verspil geen energie aan dingen die je toch niet kunt veranderen. Wees flexibel: pas je plannen aan de omstandigheden aan. En zorg dat je genoeg te lezen bij je hebt in de trein.

Kerstplanning (2)

Ik had al verteld dat we het eten geregeld hebben en dat we ook weten wanneer we bij wie zijn. Dat is al heel wat.

Het volgende item: cadeaus. Geven we wel of niet cadeaus en hoeveel gaan we er aan uitgeven? Mijn vriend en ik hebben eigenlijk de afspraak dat we geen cadeaus geven, tenzij we echt iets origineels weten. Maar we weten ook dat de kans groot is dat onze familie wel met iets komt aanzetten als we niets afspreken. Dat is dus de eerste actie: overleggen hoe we het gaan doen. En dan is het zaak om iets te gaan bedenken. In elk geval maar eens rondkijken, voordat het echt druk wordt in de winkels.

Kerstplanning

Ja, het lijkt nog ver weg. Misschien slaat de stress al toe als je dit bericht alleen al leest. Maar het is echt niet te vroeg om te plannen voor de kerst. Natuurlijk hoef je nog geen details te weten, maar het is wel handig om globaal te weten wat je gaat doen.

Wij zijn er uit, gelukkig. Eén dag bij mijn ouders eten en de andere dag uit eten met de andere kant van de familie. Maar dan ben je er nog niet, als je uit eten wilt, dan is het zaak om tijdig te reserveren, anders is het restaurant van je keuze misschien al vol. Dus begon de zoektocht naar een leuk restaurant, dat ook nog open is met Kerst.

Want dat blijkt dus niet zo vanzelfsprekend. De eerste paar restaurants die we belden bleken dicht te zijn. Het derde bood een menu dat naar onze smaak iets te uitgebreid was. Uiteindelijk hebben we iets gevonden en gereserveerd. Dat is dus alvast geregeld.