Een voorschot op 2011

Ik merk de laatste weken dat ik stiekem al een beetje vooruit aan het kijken ben naar het nieuwe jaar. Misschien is dat omdat ik alweer heel wat workshops en lezingen gepland heb aan het begin van het jaar. Dan vraag je je vanzelf af wat je nog meer wilt doen. En mijn belangrijkste doelen voor dit jaar zijn gehaald, dat heb ik al eerder geschreven.

Natuurlijk geniet ik daar nog even van, dat ons boek is gepubliceerd daar geniet ik elke dag nog van, eigenlijk. Maar ook de andere zaken die ik gerealiseerd heb, komen in gedachten nog regelmatig voorbij. Omdat ze recent zijn, zoals de eerste teletraining of omdat ik er tevreden over ben, zoals workshops en netwerkactiviteiten. Ook praktische dingen geven me een goed gevoel, zo ben ik er bijvoorbeeld heel blij mee dat ik mijn boekhouding dit jaar eerder heb ingeleverd dan vorig jaar.

Maar ondertussen heb ik alweer heel veel plannen voor volgend jaar. Ik heb alvast een lijstje gemaakt, zoals ik dat eigenlijk elk jaar doe. Meestal doe ik dat wat later, maar nu heb ik dat lijstje dus al voor december.

En ik merk dat het me inspireert. Ik wil er alvast mee aan de slag. En dus heb ik alvast wat voorbereidende acties in de agenda gezet. Een brainstormgesprek, een kennismakingsgesprek, een cursus die ik wil volgen. Ik wil ook iets veranderen aan mijn sites en ik realiseer me nu dat ik dat misschien beter dit jaar nog kan doen, dat kan me volgend jaar flink wat geld schelen.

Zo neem ik alvast een voorschot op 2011. Ik zet een aantal acties alvast in de steigers, als het ware. En dat voelt goed. Alsof ik een voorsprong neem op het jaar. Natuurlijk hou je jezelf een beetje voor de gek en maakt het helemaal niet uit wanneer je al die dingen doet. Maar ik merk dat dit voor mij werkt, dat het me een lekker gevoel geeft en dat ik er actief van wordt. Dus wat maakt het dan uit, dat ik mezelf voor de gek hou? Het helpt me de winter door, want terwijl buiten de sneeuw valt, verwarm ik mezelf met nieuwe plannen.

Vier handige weetjes over tijd

Timemanagement geeft je allerlei tips om efficiënter met je tijd om te gaan, maar het is ook handig om een paar dingen te weten over tijd. Sommige daarvan zijn zelfs in een wet gegoten. Het zijn bepaalde eigenschappen van tijd of eigenlijk hoe wij met tijd omgaan. Handig om te weten:

1. Je hebt altijd minder tijd dan je denkt
Als je een afspraak maakt voor over 2 maanden en je kijkt in je agenda en ziet nog niets staan, dan is het heel moeilijk om je voor stellen hoe druk je het dan zult hebben. Je hebt zo te zien tijd genoeg. En dus denk je dat je best die taart kunt bakken, op kunt passen, een vergadering bijwonen en notulen uitwerken.

Als het zover is, dan zit je gegarandeerd helemaal vol met activiteiten. Toen je die afspraken maakte, was je even vergeten dat je ook nog je vaste sportavonden hebt en dat in die periode altijd extra activiteiten van je werk vallen. Dat stond nog niet in je agenda. Eigenlijk zijn wij mensen er helemaal niet zo goed in om vooraf in te schatten hoeveel tijd we eigenlijk hebben. Dat is één van de redenen dat je het altijd zo druk hebt: vooraf denk je dat het wel meevalt en daarom plan je vaak te veel.

Bedenk dus altijd vooraf hoeveel avonden per week je bijvoorbeeld beschikbaar hebt en plan niet te veel tegelijk. Je agenda lijkt nu leeg, maar dat is hij over 2 maanden zeker niet meer.

2. Alles duurt altijd langer dan je denkt
Dat is de Wet van Hofstadter.Zelfs als je rekening houdt met de Wet van Hofstadter dan duurt het nog langer dan je denkt. Reserveer daarom anderhalf keer zoveel tijd als je denkt nodig te hebben. Hou je tijd over: prima, tijd voor een pauze en een andere klus. Heb je tijd tekort dan veroorzaakt dat stress. Dit kun je op alles toepassen: taken, projecten, voorbereiding op een vergadering of je vakantie, maar ook op reistijd, mails checken of typen en vooral internetten. Heel misschien geldt het niet voor taken die je vaak doet, zoals eten koken. Als je al heel vaak boerenkool hebt gemaakt, dan weet je wel hoe lang het duurt. Gewoontes vallen er ook buiten en maken dus je planning gemakkelijker.

3. Er zijn altijd ad hoc klussen en activiteiten die tussendoor komen
Je weet natuurlijk niet precies wat het is, anders kon je het wel inplannen. Maar je weet zeker dat er altijd iets gebeurd: je kind valt met de fiets, je afspraak gaat niet of je krijgt opeens een grote opdracht, je moeder belt. Het kan van alles zijn. Hou daar rekening mee in je planning.

Reserveer bijvoorbeeld 40 procent van je tijd voor onverwachte acties. Die 40 procent plan je dus niet vol. Hou een tijdje bij welk deel van je tijd je voor onverwachte dingen gebruikt. Dat verschilt per persoon, soms is het misschien 20 procent, maar het kan ook 100 procent zijn. En soms heb je opeens een rustige dag en gebeurt er niks, kun je lekker werken aan al die actiepunten waar je nooit aan toe komt.

4. Werk duurt net zolang als er tijd voor beschikbaar is
Dit heeft meneer Parkinson bedacht en daarom heet het de wet van Parkinson. Misschien heb je ook wel eens heel veel tijd voor een klus. Gegarandeerd dat die klus dan ook zoveel tijd kost. Maar als je heel snel iets moet leveren, dan lukt het vaak ook nog. Je kunt dus iets op een snelle manier en een uitgebreide manier doen.

Natuurlijk is het fijn als je nog eens een tweede keer naar een tekst of een plan kunt kijken. Maar het wordt meestal niet veel beter als je er een derde en een vierde keer naar kijkt. Zorg dus dat je genoeg tijd hebt, maar geef jezelf niet teveel tijd om een klus uit te voeren. Het helpt als je tijd afbakent in plaats van taken, reserveer een bepaalde tijd voor een klus, in die tijd moet het af.

Vergeet je planning

Afgelopen week was zo’n week: oorspronkelijk goed gepland, een aantal klantafspraken en tijd om thuis aan andere dingen te werken. Maar wat gebeurt? De ene na de andere afspraak wordt afgezegd. Blijkbaar waart er weer een virus rond, want als mijn klanten zelf niet ziek zijn, dan hebben ze wel een ziek kind.

Wat te doen? Afspraken verzetten, uiteraard. Maar mijn plannen voor de week liggen danig in de war. Ook al zijn er goede redenen, het is nooit leuk als klanten afzeggen. Toch heeft het ook een goede kant. Ik heb tenslotte nog genoeg andere dingen te doen. Ik heb opeens een heleboel tijd.

Op mijn actielijst staan wat acties die ik al te lang uitstel: de boekhouding van 2009 afronden bijvoorbeeld. Niet leuk, wel noodzakelijk. En nu kan ik er niet meer onderuit, met al die tijd die ik heb. Ik heb nu echt geen enkele smoes meer om er niet mee aan de slag te gaan. Dus haal ik diep adem, pak ik mijn ordner en begin in transacties in te voeren.

Als ik eenmaal bezig ben valt het natuurlijk best mee. Ik zet er een muziekje bij op en eigenlijk gaat het sneller dan ik dacht. Als ik niet oppas krijg ik er nog plezier in.

Eigenlijk lucht het ook wel op. Ik wist al sinds eind vorig jaar dat ik dit moest doen en als het klaar is, kan mijn belastingadviseur tenminste aan de slag.

Dat is het gekke met klussen die je uitstelt: als je er eenmaal aan begint, dan valt het altijd mee. Je zag er zo tegen op dat de actie in je hoofd steeds groter en moeilijker wordt. Als je het dan uiteindelijk echt doet, dan is het lang zo ingewikkeld niet als je dacht en ben je blij dat je het gedaan hebt.

Je voelt je licht en krachtig, omdat je jezelf hebt overwonnen. Je kunt alles weer aan, ook afzeggende klanten en griepvirussen. Een minder leuke week, werd zo een prima week. Ik heb het gevoel dat ik heel veel gedaan heb. Nu ben ik weer helemaal klaar voor nieuwe klanten.

Ook last van uitstelgedrag? Wil je weten waarom je uitstelt? Wil je minder uitstellen en meer voor elkaar krijgen?

Kom op 17 maart naar de workshop Uitstelgedrag in Djoj, Rotterdam. Ga naar www.opgeruimdorganizing.nl om je in te schrijven.

Uitstel

Veel mensen hebben last van uitstelgedrag. Nu blijkt dat treuzelen voor een deel is aangeleerd en voor een deel evolutionair bepaald. Nu.nl verwijst naar recent onderzoek hierover, wat voor onderzoek zeggen ze er niet bij (bericht van 7 januari, Lekker lummelen).

Volgens het bericht was voorheen directe beloning beter dan een bonus op langere termijn. Waarom dat is, dat vertellen ze helaas niet. Misschien omdat in de oertijd de lange termijn erg onzeker was?

Volgens het artikel heeft het met je karakter te maken: gewetensvolle personen stellen minder uit, impulsieve types meer. Waarschijnlijk laten die impulsieve mensen zich gewoon snel afleiden door iets anders. Mensen met faalangst treuzelen meer en ook degenen die nooit tevreden zijn over hun resultaat, de perfectionisten dus. In hoeverre deze karaktereigenschappen zijn aangeboren of aangeleerd is natuurlijk de vraag. Ik wil hier niet het hele ‘nature-nurture’ debat er bij halen.

En dan zijn er mensen die het uitstellen tot gewoonte hebben gemaakt. En een gewoonte afleren is nou eenmaal erg lastig. Als reden geven ze ‘een beter mentaal leven’. Ze denken bijvoorbeeld dat ze een deadline nodig hebben om ergens aan te beginnen. En ze bouwen een mentale pauze in tot ze echt moeten beginnen.

Het artikel heeft het er niet over dat ze in de tussentijd natuurlijk steeds denken: ik zou eigenlijk die klus moeten doen (belastingpapieren invullen, de tandarts bellen, aan dat project beginnen). En als de deadline er dan is, dan moeten ze de klus doen op een moment dat het helemaal niet uitkomt. Bovendien is onder druk werken echt niet altijd goed voor de kwaliteit. Stel je maar eens voor dat je op 31 maart je belastingformulier gaat invullen: natuurlijk kun je dan net de opgave van je WOZ waarde niet vinden of heeft je provider een storing, waardoor je je opgave niet kunt insturen. Misschien vergeet je de helft en je hebt in elk geval een hoop stress.

Kortom: deze mensen houden zichzelf voor de gek en ze zorgen ook nog eens dat hun hoofd voller is dan nodig, omdat ze steeds al die uitgestelde klussen met zich meeslepen.

De beste manier om dit te voorkomen is om je als eerst af te vragen of je de klus wel echt moet doen? Is het iets wat echt moet (belasting invullen) of iets wat ‘zou moeten’ (laatste Arnon Grunberg lezen), maar waar je eigenlijk geen zin in hebt. In het laatste geval schrap je de taak gewoon (sorry Arnon).

Als het een klus is die echt moet, is het zaak tijdig te beginnen en steeds de eerstvolgende actie te definiëren. Voor je belastingformulier is dat misschien: alle jaaroverzichten verzamelen, het programma voor de aangifte downloaden of de WOZ-waarde opzoeken. De praktische reden om niet te beginnen is namelijk vaak dat je niet precies weet wat je moet doen. Door een actie te definiëren maak je het concreet en bovendien klein. En op tijd beginnen is echt fijner dan alles op het laatste moment doen.

Verhuizing

Zojuist zag ik de inauguratie van Barack Obama, die zich versprak bij het afleggen van de eed. Blijkbaar toch een beetje nerveus. Wie daar in elk geval niet bij waren is de staf van het Witte Huis. Die zijn namelijk koortsachtig bezig met de verhuizing.

Zolang de 'oude' president er nog is, moeten ze ter beschikking van hem zijn en kunnen ze nog niets doen. Dus pas als de vorige president is vertrokken voor de inauguratie kunnen ze beginnen. Dan hebben ze ongeveer 5 uur voordat de nieuwe president binnen komt. In die vijf uur moet alles geregeld worden, als Obama met zijn gezin binnen komt dan moeten alle dozen zijn uitgepakt.

Waarschijnlijk zijn er geen of niet veel meubelen te verhuizen, maar toch moet dit een zeer strakke operatie zijn om het voor elkaar te krijgen, bijna tot op de minuut gepland en met een goede werkverdeling. De staf van het Witte Huis bestaat uit ongeveer 90 mensen, ze kunnen geen verhuizers inhuren, in verband met geheimhouding. Dus dat is doorwerken. Wel een lekker compacte periode: vijf uur buffelen en het is klaar. Daar valt wat voor te zeggen.

Blauwe maandag

Afgelopen maandag zou de meest deprimerende dag van het jaar zijn, zo hebben onderzoekers uitgerekend. Het is een maandag en dan zijn veel mensen al niet zo vrolijk, met de hele werkweek nog voor zich. Het was donker en somber weer. We hebben net ontdekt dat ons salaris niet meevalt en we moeten bovendien toegeven dat onze goede voornemens weer op niks zijn uitgelopen. Al met al genoeg om in een lichte depressie te raken.

Dan is het nu in elk geval fijn om te beseffen dat we die blauwe maandag voorlopig weer achter de rug hebben. Daar kikker je van op, zo'n gedachte.

En wat betreft goede voornemens: geef het nog niet op!
In de eerste plaats kun je altijd weer opnieuw goede voornemens maken, laat dat niet afhangen van een toevallige datum als 1 januari.

En in de tweede plaats kun je ook eens anders kijken naar goede voornemens: zie het als doelen. En in elk bedrijf weet je: je jaarplan wordt toch niet gerealiseerd. Maar het is wel nuttig om een plan te hebben. Een plan geeft richting aan je handelen, maakt het makkelijker om te kiezen en prioriteiten te stellen. Gedurende het jaar gebeuren er allerlei dingen en daarom stel je je plan bij en kom je uiteindelijk ergens anders uit dan in je plan stond. Maar daarmee is je plan nog niet waardeloos.

Kijk eens op dezelfde manier aan tegen goede voornemens: het is een soort jaarplan. Je stelt het bij, je komt onverwachte dingen tegen. Maar het is wel handig om een soort van kader te hebben. Op die manier hoef je niet zoveel op te hangen aan het realiseren van je goede voornemens. En is het dus ook niet iets om depressief van te worden.

Vooruit denken

De komende dagen ben ik behoorlijk druk en veel van huis. Gelukkig heb ik vandaag nog om wat dingen voorbereiden. Dat betekent in dit geval: drie workshops voorbereiden en zorgen dat daarvoor alles klaar staat, mijn tas klaarzetten voor de treinreis van morgen en vooraf bedenken wat ik aan ga trekken tot en met woensdag.

Verder zorgen dat ik iets te eten heb voor de komende dagen. Normaal bereid ik ook wel dingen voor, maar meestal doe ik dat 's avonds voor de volgende dag. Nu is het handig om 3 dagen vooruit te denken. Dat kost even wat tijd, maar als het goed is lopen de komende dagen daardoor een stuk soepeler. Als ik laat thuis kom, dan wil ik zo snel mogelijk gaan slapen en niet nog eens spullen klaar gaan zetten voor de volgende dag. Zo maak ik het mezelf zo gemakkelijk mogelijk in drukke tijden.

Bloembollen

Het is alweer ruimschoots laat, maar we zijn eindelijk begonnen om ons balkon aan de winter aan te passen. Dat betekent in ons geval dat we de eenjarige planten uit de bakken halen, die bakken opnieuw vullen met aarde en bloembollen voor de lente.

Leeg halen geen probleem. Geen leuk werk, maar als je even bezig bent ook wel weer zo gedaan. Zo groot is dat balkon nou ook weer niet.

Maar het vullen hadden we niet goed voorbereid. We hadden geen tuinaarde en geen bloembollen. Dus moesten we omrijden om tuinaarde te gaan kopen. En het kwam natuurlijk ook helemaal niet goed uit dat we dat nu moesten doen.
En omdat we zo laat zijn, waren er bijna geen bloembollen meer te krijgen.

Dus nu heb ik een taak in outlook gezet voor september 2008: aarde en bloembollen halen. Als we dan het balkon winterklaar willen maken, dan hebben we tenminste de spullen in huis.