Sloworganizing voor je e-mail

Je zou de snelle wereld van internet misschien niet meteen in verband brengen met Sloworganizing, maar toch kun je slow ook prima toepassen op de tijd die je doorbrengt op internet en met mailen, op het werk en thuis.

Stap voor stap
Heb je een mailbox vol met achterstallige en deels ongelezen mails? Hoe belangrijk kan het zijn, als ze al zo lang staan te wachten? Dringend is het in elk geval niet.

Maak een mapje 'lezen' en stop daar alle nieuwsbrieven en aanbiedingen in die je nog wilt bekijken. Dat scheelt al enorm.

Maak nu per jaar een map met 'archief' en gooi daar alle andere mails in (inclusief archief voor dit jaar). Mailbox opgeruimd.

Heb je even tijd over tussen 2 taken? Gooi 10 mails weg uit de oudste archiefmap en lees als beloning 1 nieuwsbrief die je leuk vindt.

Zo leeg je stap voor stap je mailbox.

Loslaten
Internet is groot en bevat ongelooflijk veel waardevolle informatie. Ik geloof dat er op Youtube elke minuut 60 uur beeld bij komt. Het idee dat je alles bij kunt houden, kun je dus rustig loslaten. Het is onmogelijk.

Lees de blogs en de nieuwsbrieven die je inspireren en waar je energie van krijgt. Kies de allerbeste uit. En laat de rest lekker zitten.

Opruimen in je eigen ritme
Veel mensen denken dat mail meteen beantwoord moet worden. En dat kan natuurlijk echt zo zijn, als het bepaalde werkmails betreft. Maar in de meeste gevallen kan het best even wachten. Ik betrap me er zelf ook op dat ik de neiging heb om meteen te gaan reageren. Maar als het echt dringend is, dan bellen ze wel, denk ik vaak.

Dus soms wacht ik even, omdat ik even na wil denken over het antwoord of omdat ik er even rustig voor wil gaan zitten om een uitgebreid verhaal te tikken. Zo mail ik in mijn eigen ritme.

Daar hoort ook bij dat ik niet elk moment mijn mail check. Ik doe dat een aantal keren per dag.

Weldadige gewoontes
De weldadigste gewoonte die je kunt hebben is om de computer uit te zetten, zodat je echt tot rust komt. Heb ook echte aandacht voor de mensen waar je mee bent. En laat je mail, je twitter en je facebook even voor wat het is. Focus op het gesprek dat je voert in de echte wereld en doe dat met aandacht.

Een andere goede gewoonte is om je mail niet meteen aan te zetten als je de computer aanzet. Doe eerst een taak die concentratie vraagt en bekijk dan pas je mail.

En als je dan je mail bekijkt, neem daar dan een afgebakende hoeveelheid tijd voor. Zet de wekker op een half uur en werk in die tijd met volle concentratie aan je mail. Misschien kun je zoveel mogelijk mail wegwerken of focus je juist helemaal op dat ene lastige mailtje. In elk geval voel je je na afloop voldaan, omdat je iets hebt bereikt.

Neem de tijd

We zijn voor de gek gehouden, zegt Koen Haegens in zijn boek Neem de tijd. Er is ons verteld dat we tijd konden besparen door handige apparaten te gebruiken, door zoveel mogelijk te doen in zo kort mogelijke tijd. En toch krijgen we het alleen maar drukker.

Een bekend probleem waar al veel boeken over geschreven zijn. Meestal zoeken die de oplossing in onthaasting: je moet zelf iets doen om meer tijd te hebben. De oplossing ligt bij onszelf.

Maar dat blijkt niet zo eenvoudig. Voor je het weet word je weer meegesleurd door alles wat er om je heen gebeurd. Zo net na de vakantie ervaren we het bijna allemaal: je hebt goede voornemens, maar zodra je weer aan het werk bent, lukt het niet om je mail te negeren of om toch nog even iets af te maken, als je eigenlijk al naar huis wilt.

De hele maatschappij is ingericht op haast, schrijft Haegens. Alles moet sneller: producten worden sneller geproduceerd, maar ook geconsumeerd, ze gaan minder lang mee. Of ze worden vervangen door een nieuwe versie.

Ook de hoeveelheid ervaringen en prikkels die we per persoon krijgen toegediend is enorm toegenomen. Maar we moeten dat allemaal nog steeds verwerken in dezelfde hoeveelheid tijd. Dat geeft een permanent gevoel van tijdstekort.

Voeg daar nog aan toe dat we onze tijd steeds meer zelf in kunnen delen, door thuis werken, het nieuwe werken enzovoort en je hebt ook nog eens een heleboel keuzes te maken in die tijd. Kortom, ik word al moe als ik het schrijf.

En het is niet zo eenvoudig om je hier aan te onttrekken. Je moet je minstens terugtrekken in een klooster om hiervan weg te komen. En zelfs daar hebben ze Wifi.

Het ligt dus niet aan ons dat we geen tijd hebben en dat we het druk hebben.

Zo, dat is een hele opluchting. Je kunt je maar beperkt terugtrekken uit de tijd en de manier waarop de hele maatschappij daar mee omgaat. Je moet je dan ook uit de maatschappij terugtrekken en dat willen de meeste mensen niet.

Toch zijn er initiatieven om de tijd terug te veroveren: veel mensen gaan minder uitgeven en minder werken om meer tijd te hebben; er zijn bedrijven met e-mailloze vrijdagen of een beleid van geen e-mail na vijf uur 's middags.

Koen Haegens maakt een perfecte analyse, maar uiteindelijk lees ik toch dat we zelf iets kunnen en moeten doen: als we de tijd terug willen, dan begint dat bij ons. Door te weigeren mee te doen aan de versnelling. Door zelf je tijd te nemen.

Dat wordt wel een stuk makkelijker als je begrijpt hoe de versnelling in elkaar zit en wat het je kost. Misschien kunnen we dan in de toekomst eindelijk profiteren van al die tijdbesparende maatregelen en echt minder werken en meer luieren. Wie weet.

Hoe je vakantiefoto's je helpen met opruimen

Misschien herinner je je nog die eindeloze dia-avondjes uit de jaren zeventig? Ik weet ze nog wel: de hele avond zat je voor een scherm naar de honderden dia's te kijken van de buren of je broer of zus.

Op het laatst kon je geen strand of zonsondergang meer zien.

En hoe doe je het nu?
Is er eigenlijk iets veranderd?

De dia's zijn nu digitale foto's, maar het zijn er daardoor niet bepaald minder geworden. Integendeel, in plaats van honderden dia's heb je tegenwoordig zo duizenden foto's.

Dat kun je je familie niet aandoen. Eigenlijk kun je het jezelf niet eens aandoen. Als je een tijdje door die foto's heen klikt, dan lijken ze allemaal op elkaar. De energie van je vakantie vloeit helemaal weg. In plaats van dat je met plezier terugkijkt, is het een soort last op je schouders.

Zelf los ik dit op door een stuk of 20 – 30 foto's ouderwets af te laten drukken. Dat zijn die foto's die het meeste herinneringen oproepen aan de vakantie, die het beste zijn gelukt en die de bijzondere plekken of gebeurtenissen van die vakantie verbeelden. Ja, echt dat kan met minder dan 30 foto's prima.

Het leuke is: die kan ik aan iedereen laten zien en ik heb er zelf ook veel meer aan als herinnering die ik altijd even kan pakken. Als ik zin heb, dan maak ik een fotoboek en dan kan ik wat meer foto's kwijt. Ook dat is nog altijd erg leuk.

Typisch een geval van minder is meer, dus.

Maar zou dat alleen voor foto's gelden? Of ook voor andere spullen? Durf je je boeken te selecteren, zodat je alleen die boeken over houdt die het waardevolst voor je zijn? Die in 1 kast passen. Durf je te selecteren welke artikelen je leest door alleen die artikelen te kiezen die je echt het allerliefste wilt lezen, omdat ze je echt interesseren?

Durf je je kledingkast zo in te delen, dat je alleen nog die kledingstukken overhoudt die echt lekker zitten en die je ook nog goed staan? (laat je anders inspireren door de Sloworganizing Weggeef-dag)

Net zoals het kijken van die foto's je tijd en energie kost, kosten je andere spullen dat ook. Selecteer dus je spullen alsof je foto's selecteert, zodat je des te meer kunt genieten van de mooiste, fijnste en leukste spullen.

Wat de gek er voor geeft

Het plezier van verzamelen

Een tijdje geleden zag ik nog eens die documentaire over de verrassingseieren en de mensen die de inhoud daarvan verzamelen. Zij hebben heel veel tijd en moeite en geld over voor iets wat toch maar en stukje plastic is.

Dat is wat er gebeurt als je iets specifieks zoekt en je bent niet de enige. Dat heeft allemaal niets te maken met de objectieve waarde van dat stukje plastic. Of van die postzegel of dat bierviltje.

Dit gebeurt ook op andere gebieden: een stoel van Rietvelt of van Gispen is opeens veel meer waard dan een stoel waar geen naam aanhangt. Terwijl die neutrale stoel misschien veel lekkerder zit (ik heb het zelf nooit geprobeerd, maar het schijnt dat je in de beroemde Rietveltstoel nauwelijks kunt zitten).

Het gaat dan niet meer om het zitten, maar om waar de stoel voor staat.

Misschien ken je zelf ook verzamelaars en verbaas je je er over hoe fanatiek ze kunnen zijn en hoe blij ze worden van een zeldzaam bierviltje.


Verzamelingen
In Nederland begon het verzamelen al in de 16e eeuw. En vooral in de 17e eeuw ontstonden veel verzamelingen. Het was de tijd van de ontdekkingsreizen en zeelui kwamen veel vreemde dingen tegen op hun reizen rond de wereld.

Mensen begonnen die te verzamelen om te laten zien dat ze wat van de wereld wisten of om zogenaamde curiositeiten tentoon te stellen. We hebben daar diverse musea aan te danken. Het bekendste is Teylers Museum in Haarlem.


Kinderen verzamelen vrijwel allemaal. Wie heeft er vroeger geen suikerzakjes, postzegels of dinky toys gespaard? Voor sommigen groeit dat uit tot een volwassen hobby. Anderen houden er later mee op.

Uit Engels en Amerikaans onderzoek blijkt dat ongeveer eenderde van alle mensen iets verzamelt.


De functie van verzamelen
Veel mensen hebben er veel plezier in om bepaalde spullen te verzamelen. Het is een vrijetijdsbesteding. Een hobby.

Je kunt er ook een zekere status aan ontlenen: je hebt iets wat anderen niet hebben. En je kunt laten zien dat je ergens verstand van hebt.


Verzamelen gaat voor veel mensen om de jacht. Het is een beetje een kenmerk van een verzameling dat de voorwerpen die er in zitten niet gebruikt worden. Met poppen wordt niet gespeeld. Postzegels plak je niet op een brief. Er zijn tal van boekverzamelaars die hun boeken niet lezen.

Ze genieten vooral van het vinden van een nieuw iets, het wegkapen voor de neus van een ander. Maar als ze het hebben, dan kijken ze er niet meer naar om. Er is niets zo erg als een complete verzameling, daar is alle lol af. Er valt niets meer te doen, niets meer te zoeken.

Verzamelen heeft een spelelement en je kunt je er helemaal in verliezen. Je kunt flow ervaren, waar je dat in je werk misschien niet hebt. Het is spannend, het zoeken naar een nieuwe aanwinst gaat gepaard met spanning en onzekerheid.

Bevestiging dat je uniek bent. Dat kun je doen via je omgeving en je kleding. Het zegt iets over jou. Een verzameling geeft zo ook een statement af. Dat je intellectueel bent, smaak hebt of humor (als je iets grappigs verzamelt, zoals toiletpapier). Het weerspiegelt je leven. Dat is emotionele lijm in het kwadraat.

Daarnaast ergens bijhoren, een gemeenschap van verzamelaars.

Een verzameling kent ordening. Je hebt grip op je eigen collectie. Een bekend en veilig verleden. Een verzameling stelt je nooit teleur. (maar kan je wel boven het hoofd groeien).

Iedereen een verzamelaar?
Een verzameling is wat anders dan zomaar een huis vol spullen.
Toch zie ik ook veel overeenkomsten. Spullen kunnen een hoop verschillende functies hebben en die zie je eigenlijk allemaal terug bij een verzamelaar.

Het vult je leven, het plezier van de jacht, laten zien dat je uniek bent, smaak hebt of humor, tegelijkertijd zeg je dat je ook ergens bijhoort. Je hebt grip op je spullen, waar je misschien minder grip hebt op de rest van je leven.

Op een bepaalde manier verzamelen we allemaal, alleen niet iedereen richt dat op een bepaald soort spullen. Wat is jouw reden om te verzamelen?

Wil je minder spullen? Kom dan naar de Sloworganizing weggeefdag.

(De informatie over verzamelen in dit artikel is gebaseerd op het boek Hebben is houden van Jaco Berveling)

De verlokkingen van de kantoorboekhandel

Ken je de verleidingen van de kantoorboekhandel? Kleurige ordners en tabbladen, stickers te kust en te keur, fijne kladblokjes en postbakjes. En dan al die handige post its in 6 kleuren. Dat gaat je vast helpen: voor elke soort actie een kleur.

Je stelt je voor hoe je elke dag je acties opschrijft en afstreept in dat kladblokje en hoe je je post fluitend wegwerkt als je die postbakjes neerzet.
Voor je het weet heb je weer iets gekocht.

Als je thuis bent dan is de werkelijkheid meestal een stuk weerbarstiger: de ordners blijven leeg, je postbakjes lopen in no time weer over en je todo lijst is nog net zo lang als eerst. Eigenlijk heb je helemaal geen zin om dat over te schrijven in je nieuwe boekje. En die post-its? Al snel ben je vergeten welke kleur waar bij hoort en zitten de plakkers weer overal. Geen gezicht, eigenlijk.

Wat gebeurt hier? Je stelt je voor dat de spullen de oplossing zijn voor je opruimproblemen. Als je dat maar hebt, dan zal je leven beter zijn.

Net zoals je je vaak voorstelt dat je opgeruimd wordt als je dat boek maar leest of dat je af zult vallen met dat nieuwe dieetboek.

Wat je eigenlijk wilt is dat er een wonder gebeurt: als je dit koopt dan zijn al je problemen opgelost. Zo'n mooi en handig opbergsysteem, dat moet toch wel gaan werken.

Je vergeet dat er niets verandert als je niets doet. Hoe mooi en duur je systeem ook is, je moet nog steeds de spullen uitzoeken en opbergen en je to do lijst blijft even lang.

Eigenlijk leg je de verantwoordelijkheid buiten jezelf: het boek, het nieuwe systeem van postbakjes of je nieuwe opschrijfboekje, dat gaat je de oplossing brengen.

De echte oplossing zit in jou. Je hebt alles al in huis om je spullen op te ruimen. De kans is zelfs groot dat je al meer hebt dan je nodig hebt, omdat je in het verleden wel vaker spullen hebt gekocht als oplossing. Kijk dus om je heen, ga schatgraven in je eigen spullen, wees creatief en gebruik wat je hebt.

Vorige week kreeg ik onderstaande mail van Henny, deelnemer aan Sloworganizing. Zij geeft een perfecte illustratie van hoe je creatief kunt zijn met de spullen die je al hebt en hoe goed dat voelt:

'Ik had een naaidoos, zelfgemaakt, ooit, en daarom was ik er zeer aan gehecht, maar hij puilde uit…
In een folder zag ik een opbergbox met klapdeksel en inzetbakje. Die leek me wel heel geschikt.

Maar moest dat echt? Heb ik niet iets gewoon in huis dat ik er goed voor gebruiken kan? Ik heb eens rondgelopen en ja hoor, in de badkamer stond een plastic box, met inzetbak en deksel met handvat om hem op te tillen. Erin: tja, van alles maar was dat een zinvolle verzameling?
NEE, absoluut niet. Maar hij stond nou eenmaal al jaren op die plek met diezelfde spullen erin… waar ik weinig mee DOE...

De helft kon eigenlijk wel gewoon weg. De andere helft kon ik goed elders “onderbrengen” op misschien zelfs wel logischer plekken, of naar de doos verwijzen met spullen die voor een braderie nog wel eens aardig zouden kunnen zijn. En/of ik zou met een weggeeffeestje iedereen eruit kunnen laten halen wat hij/zij gebruiken kan…

Dit is een perfecte box voor mijn doel als naaibox èn hij maakt plaats in de badkamer.
Ik heb hem meteen in een sopje gestopt, en hij was weer als nieuw.
Ik heb ook meteen de inhoud van de veel te kleine oude naaidoos overgebracht en ik ben helemaal in mijn hum.

Dat was ondanks het veel te mooie weer om aan opruimen te besteden (dacht ik) toch nog een onverwachte opruimactie voor vandaag…'

Krijg meer tijd en verleng je leven

De zomer is een mooie tijd om eens wat meer te lezen en inspiratie op te doen. Zo kwam ik bij de oude Romein Seneca terecht. Geloof me, dat klinkt een stuk moeilijker dan het is. 'De lengte van het leven' heet het boekje en het is verrassend leesbaar (vertaling Vincent Hunnink).

Als je denkt dat drukte iets is van deze tijd, dan vergis je je. Ook in de Romeinse tijd werd er blijkbaar al veel geklaagd over tijdtekort en hadden veel mensen geen tijd voor zichzelf.

Seneca beschrijft hoe je tijd voor jezelf kunt maken en voor de dingen die je belangrijk vindt. Hij vindt dat je je tijd maar het beste aan filosofie kunt besteden. Dat is voor ons misschien een beetje beperkt. Ondertussen geeft hij een aantal ideeën die het overdenken waard zijn.

Ik heb voor je samengevat wat ik zelf het meest bruikbaar vond voor nu.


Geef je tijd niet zomaar weg

We gaan heel anders met tijd om dan bijvoorbeeld met geld. Tijd geven we eigenlijk heel gemakkelijk weg. Als iemand een beroep op je doet, dan zijn veel mensen geneigd om 'ja' te zeggen.

Een groot deel van onze tijd zijn we daardoor bezig voor anderen. Daardoor hou je nog maar weinig tijd over die echt van jou is.

Misschien is dat omdat we de illusie hebben dat onze tijd oneindig is. We denken er liever niet aan dat het anders is. En we weten ook niet wanneer het op is. Maar juist omdat je niet weet wanneer je tijd op is, zou je er extra zorgvuldig mee om moeten gaan.

Als je zou weten hoeveel (of hoe weinig) tijd je nog hebt, dan denk je wel 3x na voor je iets doet. Je gaat dan heel goed afwegen wat echt belangrijk is.

Dan doe je misschien nog steeds dingen voor anderen, maar dan heb je er echt voor gekozen.


Zorg dat je nu je tijd goed gebruikt

In het verlengde daarvan ligt het volgende inzicht: zorg dat je geniet van wat je nu doet. We kennen allemaal wel die mensen die hun dromen bewaren voor later als ze tijd hebben.

Het is niet handig om alleen die 'restanten van het leven' voor jezelf te reserveren. Het leven is nu, zorg dan ook dat je nu doet wat je wilt doen.

Als je iets echt wilt, kijk dan wat je nu kunt doen om die wens dichterbij te brengen. Bevalt je baan je niet? Maak 'm dan leuker of ga iets anders doen.
Als je vindt dat je te weinig tijd hebt voor jezelf of voor wat dan ook, doe er dan wat aan.


Versnipper je tijd niet

Als je druk bent met van alles en nog wat, dan is je aandacht versnipperd en doe je niets goed.

Als je telkens weer aan iets nieuws begint en steeds nieuwe plannen maakt, dan bereik je nooit een doel. Hoe graag je misschien ook zou willen, je kunt niet alles tegelijk doen.

Maak dus keuzes over wat je wel en niet wilt doen. Wat is op dit moment belangrijk voor je? Als er veel dingen belangrijk zijn, kies dan toch iets om je op te richten, anders bereik je niets.

Bedenk dat je niet voor altijd hoeft te kiezen. Voed je kinderen op? Dan heb je een aantal jaren niet zoveel tijd voor andere dingen. Ben je aan een studie begonnen? Dan kun je nu minder vaak in de zon zitten en uitgaan.

Maar dat gaat allemaal voorbij en dan kun je genieten van het resultaat en een nieuwe focus kiezen.


Geniet van het verleden en verleng je leven

Seneca zegt: 'Het leven is verdeeld in drie tijden: verleden, heden en toekomst. Daarvan is 'nu' kort, 'later' onzeker en 'vroeger' zeker.'

Vroeger is je eigen verleden, maar ook de geschiedenis en alle wijsheid die daar in zit. Omdat vroeger het enige is wat zeker is, heb je het altijd bij de hand, je kunt het altijd oproepen.

Ga eens een regenachtige middag foto's of filmpjes kijken, schrijf over het verleden, bevraag je ouders of je grootouders over hun jeugd, maak plakboeken.

Neem de tijd voor nostalgie, zo beleef je je verleden nog een keer. En nieuwe belevenissen gaan in het heden snel voorbij, maar als je er op terugkijkt, dan lijkt het vaak veel langer dan het in werkelijkheid was.
Zo verleng je je leven.

Fietsen leer je niet uit een boekje

En opruimen leer je niet in de bibliotheek.

Je leert alleen maar fietsen door het te doen. Proberen, misschien eerst met zijwieltjes en iemand die het je leert. Je vader of moeder misschien. Dat vindt niemand raar.

Dit soort praktische vaardigheden leer je niet uit een boekje. Althans niet alleen. Je merkt pas echt hoe het is als je op de fiets stapt en probeert je evenwicht te houden.

Met opruimen en organiseren is dat niet anders. Als je geluk hebt krijg je veel mee van je ouders. Maar dat gebeurt niet altijd. En de manier die je geleerd hebt, werkt ook niet altijd meer.

Tenslotte is de wereld nu heel anders dan toen je jong was. Er was geen internet, geen mobiele telefoon. Het hele leven was een stuk rustiger. Niet dat er minder te doen was in huis, integendeel. Maar er was vaak meer tijd om dat te doen. En veel minder afleiding.

Je hoefde ook veel minder te kiezen. Er waren 2 televisiekanalen, één telefoonaanbieder. Je zat in het ziekenfonds dat in jouw regio zat. Of je was particulier verzekerd via je baas. Helder en duidelijk. En als het op gas en licht aankwam, dan hoefde je daar al helemaal niet over na te denken.

Geen wonder dus dat je nu soms ook andere tactieken nodig hebt om opgeruimd te raken en te blijven. Om tijd te kunnen maken om geconcentreerd aan een taak te werken. Gelukkig zijn er genoeg instructies te vinden over hoe je dat kunt doen. Dat zijn de boekjes.

Om echt opgeruimd te raken zul je aan de slag moeten. Uitproberen wat voor jou werkt. Verschillende manieren uittesten. Experimenteren. Net zo lang tot je een manier vindt die je past en die je vol kunt houden.

En daarbij kun je mijn tips volgen en daarnaast ook je intuïtie.

Zo is het bijvoorbeeld voor veel mensen handig om op een vast tijdstip een opruimtaak uit te voeren. Of om die taak in ieder geval per week in te plannen.

Maar voor sommigen zal hun schema zo hectisch zijn dat dat helemaal niet lukt. Dan kun je bijvoorbeeld een keuzelijstje met taken bij de hand houden, voor als je even een kwartiertje beschikbaar hebt. Of je zorgt dat je een keer per maand een dagdeel vrijhoudt om op te ruimen.

Ook adviseer ik vaak om per kamer op te ruimen, zodat je sneller resultaat ziet en één plek in huis helemaal af kunt ronden.

Maar er zijn mensen die het fijner vinden om dwars door het huis heen allerlei taken aan te pakken. Gewoon, omdat ze snel zijn afgeleid. Of omdat ze van veel variatie houden.

Voor elke tip die ik geef, zijn er dus altijd mensen die het tegenovergestelde prettig vinden. Gewoon omdat dat voor hun werkt. En dat is het enige waar het om gaat.

Wat voor iedereen geldt is dat je jouw manier alleen ontdekt door het te doen. Door in actie te komen. Ik bied je dat bijvoorbeeld in de vorm van Sloworganizing, waar je wekelijks een opdracht krijgt. Zo ga je aan de slag om jouw manier van opruimen te ontdekken.

Het kan dus een heel creatief proces zijn om precies die manier te vinden die bij jou past. Met veel experimenten en ontdekkingen. Wel zo leuk eigenlijk.