Focus op afleiding

Je hebt je stellig voorgenomen om nu echt eens flink door te werken aan die opruimklus. Het moet er nu echt een keervan komen! Maar wat gebeurt er? Je bent nog geen 5 minuten bezig of je oog valt op de vaatwasser die uitgeruimd moet worden, je computer ‘pingt’ dat er e-mail is. Of je komt een kaartje tegen dat je had moeten invullen en versturen, gelijk maar even doen dan. En als je dan toch naar de brievenbus loopt, kun gelijk wel even boodschappen doen.

Papieren sorteren is al helemaal hopeloos. Meteen als je een krant of tijdschrift oppakt, valt je oog op een interessant artikel, even lezen. Voor je het weet is de dag voorbij en heb je weer niet gedaan wat je van plan was. Je raakt er door ontmoedigd en misschien probeer je na een tijdje niet eens meer om te beginnen. En dat zou jammer zijn.

Veranderingen trekken nou eenmaal je aandachtHou er rekening mee dat het heel natuurlijk is om afgeleid te raken. Als er iets veranderd in je omgeving, dan trekt je aandacht daar automatisch naartoe. Of het nou de ping is van je e-mail of het rode lichtje van je wasmachine. Je moet daar bijna wel op reageren.

Toen wij mensen nog op de savanne leefden, was dat ook heel nuttig: een verandering of een plotselinge beweging kon immers op gevaar duiden. Dus als je wilde overleven, was het wel zo handig om daar alert op te zijn.

Wil je voorkomen dat je steeds wordt afgeleid door nieuwe dingen, zorg dan voor zo min mogelijk veranderingen. Maak je omgeving zo rustig mogelijk: zet je telefoon en je e-mailprogramma uit, sluit je internetbrowser af en doe de deur van je kantoor of werkkamer dicht,als dat kan. Hoe minder bewegende of oplichtende dingen in je omgeving hoe beter.

Een plan helpt en aantekeningen ookEen plan voor je dag en voor je week helpt om je aandacht bij een klus te houden. Als je al vooraf weet dat je aan het eind van de middag boodschappen gaat doen, dan kun je die brief gewoon klaarzetten om later mee te nemen. Je hoeft ‘m dan niet meteen weg te brengen.

Een vast moment in de week (of meerdere momenten) voor administratieve klussen helpt ook. Dan hoef je die brief niet eens meteen in te vullen. Je legt ‘m dan gewoon bij de administratieve klussen en je weet dat je hem vanzelf weer tegenkomt.

Als je een routine hebt voor steeds terugkomende klussen, dan kun je daar dus op vertrouwen en hoef je je niet steeds af te laten leiden. Je weet dat het toch wel komt.

Natuurlijk heb je ook veel losse klussen en die schieten je vaak net te binnen als je iets anders gaat doen. Hou daarom een aantekenblok bij de hand en schrijf de klus op als je er aan denkt. Reserveer elke dag een uur om aan die losse klussen te werken, op een moment dat het jou uitkomt, bijvoorbeeld aan het begin of einde van de dag of net na de lunch. Zo hoef je niet bang te zijn dat je iets vergeet, je schrijft het immers allemaal op. Maar ondertussen kun je wel gewoon doorwerken aan je opruimklus.

Focus kun je trainenOndanks bovenstaande tips kan het in het begin lastig zijn om je concentratie te bewaren en door te gaan met je activiteit. Als je niet gewend bent te focussen, dan kost dat in het begin moeite. Maar je kunt dit trainen. Hoe vaker je het doet, hoe makkelijker het wordt. Signaleer het gewoon als je je af laat leiden. Veroordeel jezelf niet, het is tenslotte iets natuurlijks en je bent het nog aan het trainen. Merk op wat er gebeurt, bedenk wat je ook al weer aan het doen was en ga daarnaar terug. Je zult merken dat dat na een tijdje steeds makkelijker wordt.

Knutsel jezelf georganiseerd

Misschien denk je bij schrijven of knutselen eerder aan meer dan aan minder spullen. Toch kan het je helpen om overzicht te krijgen. Ter illustratie het verhaal van Marleen en Tim en hun ‘spullenboek’.

Marleen is een actieve moeder van drie jonge kinderen, de oudste is zeven. Ze heeft in de loop van de jaren een heleboel spullen verzameld voor creatieve hobby’s: schilderspullen, kaligrafeerpennen, stofjes, papier, etc. Het komt er maar zelden van en eigenlijk zou ze al die spullen wel weg willen doen. Het neemt een hoop ruimte in en nu ze drie kinderen hebben is die ruimte er eigenlijk helemaal niet meer. Toen ze nog geen kinderen hadden heeft Marleen als copywriter gewerkt, zij houdt van mooi vormgegeven beelden.

Daarnaast staan er op zolder en in diverse kamers meubelen van haar schoonouders die zijn overleden en van haar eigen ouders die kleiner zijn gaan wonen. Ook heeft ze nog spullen geërfd van een overleden tante. Het lijkt wel of al die dingen altijd bij haar terecht komen.

Haar man Tim werkt als leraar en heeft een studeerkamer die overvol is. Daarnaast bewaart hij ook nog allerlei lesmateriaal op zolder. Tim houdt verder erg van koken, waardoor de keuken vol staat met pannen (en de gangkast) en zijn verzameling kookboeken in de woonkamer staat. En oh ja, tussendoor doet Marleen onderzoek voor een boek dat ze wil schrijven. Ook daarvoor liggen veel papieren in huis. En dan hebben we het nog niet eens gehad over het kinderspeelgoed, - tekeningen en –kleertjes.

Kortom, Marleen en Tim zijn de draad kwijt. Zoveel spullen in huis, kan gewoon niet, het huis puilt uit. Maar alles lijkt even belangrijk en ze weten niet hoe ze moeten kiezen.

Als ik bij ze aan de keukentafel zit dan vertellen ze met veel enthousiasme over hun projecten en met veel gevoel over de familiestukken die ze in huis hebben. Ik merk duidelijk dat het niet zomaar spullen zijn die ze hebben.

Ik vraag ze om hun huis, alles wat er in zit en de verhalen daarbij vorm te geven met tekst en beeld. Dat kan in een collage, een fotoreportage, een verhaal, een mindmap, een film of een diavoorstelling, wat ze maar willen. Marleen en Tim vinden dit een merkwaardige opdracht, niet echt wat ze verwacht hadden van een organizer. Maar het spreekt ze toch ook wel aan, ze beginnen meteen te brainstormen en allerlei ideeën uit te wisselen.

Als ik twee weken later weer bij ze ben, dan hebben ze een soort album gemaakt met collages en verhalen. Elke kamer heeft zijn eigen beeld en zijn eigen verhaal. Het is echt prachtig en ze vonden het ook nog eens heel leuk om aan te werken.

Tot hun eigen verbazing zijn ze tijdens het schilderen, plakken, fotograferen en schrijven al begonnen om spullen de deur uit te doen. Een deel van de meubelen van familieleden is van zolder verdwenen. Een paar mooie stukken hebben ze een plek in hun huis gegeven. Marleen heeft een groot deel van haar hobbyspullen losgelaten, behalve datgene wat ze voor het album heeft gebruikt.

Ze zijn nog niet klaar, maar Tim heeft al wel besloten zijn archief op school te gaan bewaren en de meeste kookboeken op zolder te bewaren, daar is nu ook ruimte voor. Uiteraard blijven de veelgebruikte kookboeken beneden.

Door het verhaal van hun spullen te vertellen in woorden en beelden konden Marleen en Tim afstand nemen van de spullen. Bovendien ontstond als vanzelf structuur in het geheel. Je kunt namelijk geen verhaal vertellen zonder structuur, zelfs als je dat met een collage doet. Ze kregen daardoor meer oog voor wat ze belangrijk vinden (een fijn huis voor hun gezin).

Hun herinneringen zijn nu vastgelegd in het ‘spullenalbum’, zoals ze het zelf noemen. Daarom is het minder belangrijk om alles te bewaren en kunnen ze een keuze maken. Marleen kon al haar creativiteit kwijt in het project en hoefde dus geen ongebruikte creatieve spullen meer te bewaren.

Zo kan schrijven of knutselen je een hoop plezier opleveren, maar ook een opgeruimder leven.

Als ik iets opberg, kan ik het niet meer vinden

Ben je ook zo iemand die niets durft op te bergen, omdat je bang bent dat je het daarna niet meer terug vindt? Of omdat je bang bent dat je vergeet om het te doen?

Misschien heb je in het verleden de ervaring gehad dat je uiteindelijk een keer aan het opruimen bent en vervolgens je spullen niet meer terug kunt vinden? Daardoor kun je gemakkelijk ontmoedigd raken om nog te beginnen aan opruimen.

Als je gewend bent om alles in het zicht te hebben liggen, dan kan het een hele omschakeling zijn om dingen voortaan op te bergen en op een andere plek te zoeken. Je bent er immers aan gewend om spullen in stapels te hebben liggen.

Berg op waar je gebruikt
De eerste stap is om te bedenken wat in welke ruimte van je huis hoort. Berg spullen zoveel mogelijk op in de ruimte waar je ze gebruikt. Dat is makkelijk onthouden. Kijk daarbij naar wat je werkelijk doet en niet wat je zou willen.

Doe je je administratie altijd aan je eettafel? Maak dan bergruimte in de buurt van de eettafel. Ook als je vindt dat je je administratie eigenlijk in je studeerkamer ‘zou moeten’ doen. Het is vaak makkelijker om je bergruimte aan te passen dan je gewoontes. Nu hoef je alleen nog maar te onthouden waar je je activiteit altijd uitvoert en je weet waar je spullen liggen.

Gebruik je spullen in meerdere ruimtes? Berg ze dan op waar je ze het meest gebruikt of schaf meerdere exemplaren aan. Dat kan bijvoorbeeld heel goed met scharen, pennen en schoonmaakmiddelen. Zet gewoon een set schoonmaakspullen in de keuken en in de badkamer en je hebt het altijd bij de hand.

Doe het stap voor stap
Berg nu je spullen stap voor stap op. Begin met één soort dingen, die je samen op één plek legt. Leg bijvoorbeeld al je kranten voortaan in een mand of al je post in een bakje of hangmap. Wacht tot je daar aan gewend bent en bedenk dan een plek voor iets anders, bijvoorbeeld je hobbyspullen.

Maak het zichtbaar zonder de stapels
Wil je toch dingen in het zicht houden, omdat je nu eenmaal visueel bent ingesteld? Maak dan een mindmap of een collage met je huis er op, waarop je kunt zien wat je waar hebt opgeborgen. Je kunt het er op schrijven of je kunt er een afbeelding, tekening of foto op plakken. Zo heb je het beeld om je te helpen, maar niet de stapels. Als je van lijstjes houdt, dan kun je uiteraard ook opschrijven wat je waar opbergt. Maak bijvoorbeeld een prikbord met een overzicht per kamer.

Meer weten over logisch opbergen? Schrijf je in voor de gratis teletraining Introductie Opruimen stap voor stap.

Een bank met ideeën

Vandaag hoorde ik de commercial weer op de radio over de bank met ideeën. Het is nog mijn eigen bank ook. Ik vroeg me opeens af of ik dat wel wil, een bank met ideeën. Wil ik niet gewoon een bank die mijn geld bewaart en dat weer beschikbaar stelt als ik dat wil? Gewoon wat een bank hoort te doen, in feite. Doe gewoon één ding en doe dat goed.

Maar zijn wij mensen vaak niet net als die bank, eigenlijk? We doen allerlei dingen, maar vaak net niet wat we moeten doen. En we doen ook nog eens heel veel tegelijk, net als die bank. Terwijl ook voor ons geldt: één ding goed doen, dat is veel beter.

Wat ik bedoel is dat multitasken niet werkt. Wij zijn er erg slecht in om twee dingen tegelijk te doen. Twee dingen die weinig concentratie vragen, dat gaat nog wel: muziek luisteren en strijken of aardappelen schillen. Dat gaat nog wel. Maar autorijden en telefoneren wordt al een stuk moeilijker. Om nog maar te zwijgen van een kind aankleden en ondertussen je mail checken. Of telefoneren en ondertussen die nota afschrijven of dat mailtje. Het werkt allemaal niet.

Als je twee dingen tegelijk doet, dan moeten je hersenen steeds heen en weer switchen tussen die twee taken, want echt tegelijk, dat kunnen ze niet. En dus doe je beide dingen maar half. Je maakt fouten, die je dan later weer moet herstellen en dat kost nog veel meer tijd. En ondertussen word je ook nog eens doodmoe van dat voortdurend heen en weer gaan tussen twee of meer taken.

Ben je elke avond doodmoe en heb je het gevoel dat je niets bereikt hebt? Probeer dan eens een dag één ding tegelijk te doen. Zet je mail en je telefoon een tijdje uit en maak dat rapport af. Geef je kind alle aandacht bij het aankleden of ontbijten. Maak er een rustig ritueel van en kijk wat er gebeurt. Goeie kans dat jullie je allebei veel beter voelen en wie weet gaat het nog gemakkelijker ook. En als je je dan aan het eind van de dag moe voelt, dan weet je tenminste hoe het komt en wat je bereikt hebt.

Een voorschot op 2011

Ik merk de laatste weken dat ik stiekem al een beetje vooruit aan het kijken ben naar het nieuwe jaar. Misschien is dat omdat ik alweer heel wat workshops en lezingen gepland heb aan het begin van het jaar. Dan vraag je je vanzelf af wat je nog meer wilt doen. En mijn belangrijkste doelen voor dit jaar zijn gehaald, dat heb ik al eerder geschreven.

Natuurlijk geniet ik daar nog even van, dat ons boek is gepubliceerd daar geniet ik elke dag nog van, eigenlijk. Maar ook de andere zaken die ik gerealiseerd heb, komen in gedachten nog regelmatig voorbij. Omdat ze recent zijn, zoals de eerste teletraining of omdat ik er tevreden over ben, zoals workshops en netwerkactiviteiten. Ook praktische dingen geven me een goed gevoel, zo ben ik er bijvoorbeeld heel blij mee dat ik mijn boekhouding dit jaar eerder heb ingeleverd dan vorig jaar.

Maar ondertussen heb ik alweer heel veel plannen voor volgend jaar. Ik heb alvast een lijstje gemaakt, zoals ik dat eigenlijk elk jaar doe. Meestal doe ik dat wat later, maar nu heb ik dat lijstje dus al voor december.

En ik merk dat het me inspireert. Ik wil er alvast mee aan de slag. En dus heb ik alvast wat voorbereidende acties in de agenda gezet. Een brainstormgesprek, een kennismakingsgesprek, een cursus die ik wil volgen. Ik wil ook iets veranderen aan mijn sites en ik realiseer me nu dat ik dat misschien beter dit jaar nog kan doen, dat kan me volgend jaar flink wat geld schelen.

Zo neem ik alvast een voorschot op 2011. Ik zet een aantal acties alvast in de steigers, als het ware. En dat voelt goed. Alsof ik een voorsprong neem op het jaar. Natuurlijk hou je jezelf een beetje voor de gek en maakt het helemaal niet uit wanneer je al die dingen doet. Maar ik merk dat dit voor mij werkt, dat het me een lekker gevoel geeft en dat ik er actief van wordt. Dus wat maakt het dan uit, dat ik mezelf voor de gek hou? Het helpt me de winter door, want terwijl buiten de sneeuw valt, verwarm ik mezelf met nieuwe plannen.

De maand van de inspiratie

Doordat ik begin november even weg was naar een warme plek, heb ik een beetje het gevoel dat ik de herfst heb overgeslagen. En dat is nou net een favoriet seizoen van me met al die mooie kleuren. Maar toen ik terugkwam waren de bomen ineens kaal en was het winters koud. En daar word ik niet zo blij en energiek van.

Dus hoog tijd om de energie ergens anders vandaan te halen. Shoppen ligt natuurlijk voor de hand in deze tijd van het jaar. En ik moet bekennen dat ik dat ook wel een beetje gedaan heb. Ik heb voor mezelf een kerstpakketje gemaakt met een stapeltje boeken en dvd’s.

Maar de meeste inspiratie haal ik uit ervaringen. En dat geldt voor de meeste mensen. Spullen raak je snel aan gewend. De eerste weken ben je er helemaal blij mee, maar na een tijdje wordt het hoe dan ook gewoon. Zelfs aan die iPad raak je na een tijdje gewend.

Ervaringen daarentegen, blijven je altijd bij. Zeker als het dingen zijn die je niet zo vaak doet of zelfs helemaal voor het eerst doet. Die onthoud je en je kunt er steeds weer aan terug denken. Ik heb natuurlijk die vakantie om aan terug te denken. Dus de eerste stap is om de foto’s en de filmpjes te bekijken en om daar iets mee te doen.

Maar ik ben ook al een beetje vooruit aan het denken naar 2011, voor mijn bedrijf. En dus plan ik daarvoor ook alvast wat leuke activiteiten in december: een cursus die ik wil volgen, wat teletrainingen voor nieuwe inzichten. En ik ga voor mezelf ook wat dingen doen, gewoon omdat ik daar zin in heb. Naar het museum, een workshop mozaïek volgen. Niet omdat het nuttig is, maar omdat het leuk is.

Zo kijk ik uit naar een hele leuke decembermaand, gevuld met activiteiten die ik graag wil doen. Ik noem het de maand van de inspiratie. Toegegeven, dat heb ik niet zelf bedacht, fotografe Else Kramer bracht me op het idee.


Nou is december voor de meeste mensen al tamelijk druk, maar niets weerhoudt je ervan om in januari de maand van de inspiratie te plannen. Dan kun je nu alvast voorpret hebben en nadenken over wat jou inspireert. En misschien wordt vanaf nu wel elke maand de maand van de inspiratie. Of zou dat dan ook weer wennen?

Vier handige weetjes over tijd

Timemanagement geeft je allerlei tips om efficiënter met je tijd om te gaan, maar het is ook handig om een paar dingen te weten over tijd. Sommige daarvan zijn zelfs in een wet gegoten. Het zijn bepaalde eigenschappen van tijd of eigenlijk hoe wij met tijd omgaan. Handig om te weten:

1. Je hebt altijd minder tijd dan je denkt
Als je een afspraak maakt voor over 2 maanden en je kijkt in je agenda en ziet nog niets staan, dan is het heel moeilijk om je voor stellen hoe druk je het dan zult hebben. Je hebt zo te zien tijd genoeg. En dus denk je dat je best die taart kunt bakken, op kunt passen, een vergadering bijwonen en notulen uitwerken.

Als het zover is, dan zit je gegarandeerd helemaal vol met activiteiten. Toen je die afspraken maakte, was je even vergeten dat je ook nog je vaste sportavonden hebt en dat in die periode altijd extra activiteiten van je werk vallen. Dat stond nog niet in je agenda. Eigenlijk zijn wij mensen er helemaal niet zo goed in om vooraf in te schatten hoeveel tijd we eigenlijk hebben. Dat is één van de redenen dat je het altijd zo druk hebt: vooraf denk je dat het wel meevalt en daarom plan je vaak te veel.

Bedenk dus altijd vooraf hoeveel avonden per week je bijvoorbeeld beschikbaar hebt en plan niet te veel tegelijk. Je agenda lijkt nu leeg, maar dat is hij over 2 maanden zeker niet meer.

2. Alles duurt altijd langer dan je denkt
Dat is de Wet van Hofstadter.Zelfs als je rekening houdt met de Wet van Hofstadter dan duurt het nog langer dan je denkt. Reserveer daarom anderhalf keer zoveel tijd als je denkt nodig te hebben. Hou je tijd over: prima, tijd voor een pauze en een andere klus. Heb je tijd tekort dan veroorzaakt dat stress. Dit kun je op alles toepassen: taken, projecten, voorbereiding op een vergadering of je vakantie, maar ook op reistijd, mails checken of typen en vooral internetten. Heel misschien geldt het niet voor taken die je vaak doet, zoals eten koken. Als je al heel vaak boerenkool hebt gemaakt, dan weet je wel hoe lang het duurt. Gewoontes vallen er ook buiten en maken dus je planning gemakkelijker.

3. Er zijn altijd ad hoc klussen en activiteiten die tussendoor komen
Je weet natuurlijk niet precies wat het is, anders kon je het wel inplannen. Maar je weet zeker dat er altijd iets gebeurd: je kind valt met de fiets, je afspraak gaat niet of je krijgt opeens een grote opdracht, je moeder belt. Het kan van alles zijn. Hou daar rekening mee in je planning.

Reserveer bijvoorbeeld 40 procent van je tijd voor onverwachte acties. Die 40 procent plan je dus niet vol. Hou een tijdje bij welk deel van je tijd je voor onverwachte dingen gebruikt. Dat verschilt per persoon, soms is het misschien 20 procent, maar het kan ook 100 procent zijn. En soms heb je opeens een rustige dag en gebeurt er niks, kun je lekker werken aan al die actiepunten waar je nooit aan toe komt.

4. Werk duurt net zolang als er tijd voor beschikbaar is
Dit heeft meneer Parkinson bedacht en daarom heet het de wet van Parkinson. Misschien heb je ook wel eens heel veel tijd voor een klus. Gegarandeerd dat die klus dan ook zoveel tijd kost. Maar als je heel snel iets moet leveren, dan lukt het vaak ook nog. Je kunt dus iets op een snelle manier en een uitgebreide manier doen.

Natuurlijk is het fijn als je nog eens een tweede keer naar een tekst of een plan kunt kijken. Maar het wordt meestal niet veel beter als je er een derde en een vierde keer naar kijkt. Zorg dus dat je genoeg tijd hebt, maar geef jezelf niet teveel tijd om een klus uit te voeren. Het helpt als je tijd afbakent in plaats van taken, reserveer een bepaalde tijd voor een klus, in die tijd moet het af.