Sloworganizing

Misschien heb je wel eens gehoord van slow cooking: lekker langzaam koken en eten, met natuurlijke ingrediënten. Maar slow organizing? Wat zou dat moeten zijn? Het klinkt een beetje tegenstrijdig, zelfs. Bij organizing en opruimen denk je eerder aan actie, snelheid en flink aan de slag.

Ik kwam er op toen ik aan het nadenken was over nieuwe vormgeving voor mijn website. Ik wil meer doen met beeld en dacht aan toepasselijke dieren. Toen las ik iets over slow health, daar hoort een slakje bij. Ik dacht toen ook: nee een slak, dat is niet het goede beeld. Maar waarom eigenlijk niet? Wat zou er gebeuren als je langzaam gaat organiseren? Wat zou dat zijn en waarom werkt het?

Eerlijk gezegd heb ik er nooit in geloofd dat je in één keer alles kunt organiseren en opruimen wat je in vele jaren hebt verzameld. Je ziet het wel eens in tv-programma’s: mensen worden gedwongen om afscheid te nemen van spullen die herinneringen van jaren vertegenwoordigen. En dat in heel korte tijd. Ik ben altijd heel benieuwd hoe het een tijdje later gaat met die mensen. En ik vraag me altijd af of de oorzaak van hun verzamelwoede is weggenomen. Eerlijk gezegd denk ik van niet.

Voor mij is organizing een proces. En dat proces gaat stap voor stap. In dat proces ontdek je wat bij jou hoort, waar je afscheid van kunt nemen en op welke manier je je spullen het beste kunt koesteren en onderhouden. En dat proces gaat steeds door. Want je verandert zelf ook weer tijdens het proces. Spullen die op een bepaald moment erg belangrijk voor je waren, zijn dat later niet meer of minder. Net zoals met een project: als je er mee bezig bent, dan heb je de spullen daarvoor bij de hand. Als het project is afgerond, dan archiveer je het of doe je spullen weg. Zoals kinderen uit hun kleren groeien, zo doe je dat zelf met spullen.

Studiespullen zijn hier een goed voorbeeld van: tijdens je studie bewaar je natuurlijk alles: je boeken, je readers, je werkstukken, werkstukken van anderen uit je werkgroepen, je aantekeningen. Een tijdje na je studie merk je dat je al die spullen niet gebruikt. Het staat maar ruimte in te nemen. Misschien kan er iets weg? Aantekeningen gaan meestal als eerste de deur uit. Je weet eigenlijk nog nauwelijks wat je er mee bedoelde. Werkstukken van mensen die je niet meer ziet, hoef je toch eigenlijk ook niet te bewaren? Uiteindelijk hou je een aantal boeken en/of readers over die tijdloos zijn en waar je nog vaak op teruggrijpt.

Ik zie het ook bij mijn eigen collectie organizing-informatie: in het begin vond ik alles interessant, ik wilde alles weten. Na een tijdje ging ik patronen zien en dubbele informatie herkennen. Dan komen er alleen nog nieuwe dingen bij en zijn allerlei artikelen minder interessant geworden. Nu ben ik weer een stapje verder richt ik me meer op andere dingen, naastgelegen terreinen, zoals informatie over de slow-beweging of geluk. Dat brengt ook een andere ordening met zich mee. Eerst bracht ik ordening aan binnen de organizing-informatie. Nu gaat het meer om organizing en een aantal aanvullende categorieën. Over een jaar of twee is het vast weer anders.

Slow organizing is dus eigenlijk een continu bewustzijn: wat hoort bij mij en wat niet meer? Welke indeling is passend? Elke keer zet je een klein stapje en pas je je spullen aan aan jezelf. Toch maar eens kijken of ik iets kan met die slak op mijn website.

Actie: een opgeruimde voorraadkast in drie stappen

Ken je dat: je ziet een aanbieding van frisdrank of keukenpapier en je neemt het meteen mee, omdat het precies de soort is die je altijd gebruikt. Als je thuiskomt zie je dat er nog een enorme voorraad staat. Of juist andersom: je loopt naar de kast om een nieuw pak sap te pakken en het is opeens op. In beide gevallen heb je niet goed zicht op wat je in voorraad hebt. Een inventarisatie van je voorraadkast in drie stappen:

Stap 1: Inventarisatie

Doe de kast open en ga er voor staan. Bekijk wat je er zoal bewaart en maak een lijstje met spullen die je in voorraad hebt en wat er ontbreekt;

Een handige vuistregel is om van elk item één in de kast en één op voorraad te hebben. Zodra je aan de voorraad begint zet je het op je boodschappenlijst om de voorraad aan te vullen. Als je ergens meer dan 1 stuk per week van gebruikt, dan heb je zoveel stuks in voorraad als je per week gebruikt plus één;

Maak op papier een indeling van de voorraadkast, maak in elk geval onderscheid tussen alles wat eetbaar is en alles wat niet eetbaar is. Zet het eten bovenin en alles wat niet eetbaar is (wasmiddel en dergelijke) zoveel mogelijk onderin. Een handige manier om deze 3 stappen te doen is met een mindmap;

Stap 2: Kast organizen

Nu kun je beginnen met het daadwerkelijk leegruimen van de kast. Doe dit plank voor plank, van boven naar beneden. Haal alles van de plank af, kijk of het nog goed is afgesloten en of de houdbaarheidsdatum nog niet is overschreden. Maak de plank schoon en zet alles terug wat op die plank hoort. Wat je overhoudt berg je op, zodra je bij de plank komt waar het hoort;

Stap 3: Gebruiken en aanvullen voorraad

Je hebt nu een goed beeld van je voorraad gekregen. Heb je van sommige dingen te veel in voorraad, maak dat dan eerst op;

Dit is ook een goed moment om na te gaan of er iets in je voorraad ontbreekt. Wat je op voorraad hebt verschilt erg per persoon en gezin. Denk aan pasta, rijst en aardappelen, soepen en sauzen, koffie, thee en sappen, beschuit, crackers en dergelijke. Spullen die je veel gebruikt en die minstens enkele weken houdbaar zijn. Daarnaast natuurlijk toiletartikelen en toiletpapier, wasmiddel en schoonmaakmiddel. In de tips van deze maand vind je in de laatste categorie een aantal onmisbare zaken, zie www.opgeruimdorganizing.nl;

Maak nu een lijstje met spullen die aangevuld moeten worden. Je hoeft dat niet in een keer te doen, je kunt ook elke week wat meenemen.

Slaap er een nachtje over

Bij ingewikkelde beslissingen is dat een prima advies. Dat is nu ook aangetoond door een Tilburgse onderzoeker, consumentenpsycholoog Davy Lerouge. Hoewel het niet perse een nachtje hoeft te zijn, het is al genoeg om even aan iets anders te denken.

Het gaat dan om beslissingen waar meerdere kanten aan zitten. Dus een baan of een huis. Bij meerdere huizen is vaak voor elk huis wel iets te zeggen, het is dan lastig om op basis van objectieve kenmerken te beslissen: kies je voor die uitdagende functie verder van huis of blijf je dichter bij huis werken met minder uitdaging? Behalve afstand en uitdaging spelen nog veel meer dingen een rol: beloning, bedrijfscultuur, collega’s, werkuren, promotiekansen, etc.

Ons bewuste brein is er niet ingericht om al die zaken af te wegen, maar ons onbewuste kan dat prima. Daarom helpt het om even een sudokuutje op te lossen of zoiets. Als je maar even met iets heel anders bezig bent, en het is al voldoende als je zeven minuten iets anders doet. Je ziet dan beter het geheel en maakt een betere keuze. Gezien de veelheid aan functies geldt dat tegenwoordig ook vaak voor apparaten, zoals fotocamera’s.

Ik dacht dat mensen als Ap Dijksterhuis (Het slimme onbewuste) en Barry Schwartz (De paradox van keuzes) daar al overtuigend over hadden geschreven. In een interview licht Lerouge dit toe, volgens hem geven niet alle onderzoeken een eenduidig beeld. Hij gelooft ook niet zozeer in het onbewuste dat doordenkt tijdens de afleiding, hij denkt dat het meer een algemeen beeld is dat blijft hangen. Het lijkt mij dat dan nog steeds ergens in een onbewust deel van je hersenen een afweging wordt gemaakt, maar volgens Lerouge is daarvoor meer onderzoek nodig.

Overigens werkt deze tactiek vooral goed voor mensen die spontaan ergens over oordelen en zich onmiddellijk een beeld vormen over iets. Een beetje zwart-wit denken zorgt er dus voor dat je betere beslissingen neemt, in dit geval. Slecht nieuws voor twijfelaars, lijkt mij, want als je al twijfelt, dan helpt deze tactiek misschien wel een beetje, maar niet zo goed als bij mensen die toch al gemakkelijker beslissingen nemen.

Persoonlijk zou ik ook wel willen weten of afleiding ook helpt als je niet weet of je iets weg wilt doen of niet. Mijn ervaring is dat het soms helpt om spullen een tijdje uit het zicht te zetten. Na een tijdje (week, aantal weken of maanden) kun je ze dan vaak wel wegdoen. Maar ik weet niet of dat hetzelfde is als in dit onderzoek.

Zie voor het hele interview: http://www.z24.nl/z24geld/artikel_71411.z24/Loop_blokje_om_voor_je_die_fotocamera_kiest.html

Spullen wegdoen, waarom is dat moeilijk?

Veel mensen vinden het moeilijk om afstand te doen van spullen. Als je ze er naar vraagt dan zeggen ze dingen als: ik kan het nog nodig hebben, het was duur, het komt nog wel eens van pas en ik heb het gekregen van iemand, dat doe je niet cadeaus weggooien. In feite zijn dit smoezen die je jezelf vertelt. Maar die smoezen komen wel degelijk ergens vandaan.

Natuurlijk zijn er een hoop praktische tips te geven. Daardoor wordt het zeker eenvoudiger om dingen weg te doen. Voor veel mensen helpt het bijvoorbeeld als ze spullen weggeven in plaats van weggooien. Ook kan het zinvol zijn om voorwerpen te fotograferen en alleen de foto te bewaren (eventueel digitaal). Een andere goede truc is om in fases dingen weg te geven. Dus eerst het deel waar je het minst aan gehecht bent, bijvoorbeeld de aantekeningen van je studie; vervolgens dingen waar je een beetje aan gehecht bent, zoals je readers en als laatste de boeken van je studie die verouderd zijn of die je nooit meer inkijkt.

Daarnaast zijn er een aantal praktische regels die je kunt hanteren om te bepalen of je iets bewaart of niet. Ten eerste kan het helpen om te kijken wat je wilt bewaren in plaats van wat je weg wilt doen. Dat is een veel positievere insteek. Als tweede: alles wat kapot, vuil of over de datum is kan weg. Ten derde: alle spullen waar je niet blij van wordt kunnen weg. Dat geldt ook voor dingen die je nooit gebruikt.

Voor veel mensen helpen die praktische tips niet. Dat komt volgens mij omdat ze een emotionele band hebben met het voorwerp. Dan komen ook de eerder genoemde smoezen om de hoek kijken. Zo’n smoes is niet de echte reden, maar geeft wel een aanknopingspunt voor de onderliggende reden.

Het voorwerp heeft een emotionele waarde gekregen. Bij babyfoto’s en kindertekeningen is dat logisch (als het aantal tenminste te overzien blijft), maar als het gaat om recepten, krantenartikelen of kledingstukken is het minder logisch. Rationeel weet je best dat het voorwerp ‘eigenlijk weg zou moeten’, maar het lukt je niet.

De smoezen geven je een aanwijzing voor de echte reden dat je het voorwerp wilt bewaren. Als je tegen jezelf zegt dat alles nog wel eens van pas komt, dan kan het zijn dat je graag klaar staat voor anderen. Als je het moeilijk vindt om kranten weg te gooien, omdat je ze nog wilt lezen, dan wil je misschien graag mee kunnen doen in gesprekken.

Als je je bewust wordt van dit mechanisme, dan ben je vaak al dicht bij de oplossing. Je weet dan waar je echt naar op zoek bent, wat de diepere betekenis is van de spullen. Je kunt dan op zoek naar een manier om aan je echte behoefte te voldoen, zonder dat je je huis volstopt.

Meer lezen? Ga naar www.ontdekjeopgeruimdezelf.nl en lees het artikel

De grote vijf

Als coachingsvraag wordt het ook wel gebruikt: schrijf je eigen grafrede of, minder confronterend, stel je voor dat je tachtig bent, hoe wil je dan terugkijken op je leven?

Dat is eigenlijk waar dit boek over gaat, maar dan in verhaalvorm gegoten, waardoor het allemaal heel verteerbaar wordt. Voeg daar de Amerikaanse voorliefde voor concrete formuleringen bij en je komt op the big five for life. Dat zijn de vijf dingen die je leven tot een succes maken.

Dat kan natuurlijk van alles zijn, dat hangt af van je definitie van succes. Dus het kan iets zijn wat je wilt doen (reizen komt een paar keer voorbij in het boek), maar het kan ook zoiets zijn als ‘mensen inspireren’. Of natuurlijk je kinderen opvoeden tot leuke, verantwoordelijke mensen.

Er gaat eigenlijk nog iets aan vooraf en dat is dat je nadenkt over je ‘reden van bestaan’. Een nog fundamentelere vraag: waarom ben je hier? Wat kom je eigenlijk doen?

Je grote vijf zijn natuurlijk een afgeleide van je reden van bestaan. Zelf doe ik het liever andersom: die grote vijf zijn nog wel te doen, tenminste, een aantal kan ik er wel bedenken, daar zitten bij een boek publiceren en een huis aan zee, bijvoorbeeld. Maar mijn reden van bestaan, pff, daar moet ik nog eens goed over nadenken.

Dat is wel het effect van het boek, dat je er weer eens over nadenkt waar je het allemaal voor doet. En dat in een lekker handzaam boek verpakt met een tekst die lekker wegleest, je hebt het zo uit. Nee, het boek lezen is het punt niet, iets doen met de inhoud, dat is veel lastiger. Maar natuurlijk goed om weer eens over na te denken.

The big five for life heet het ook in de Nederlandse vertaling en de schrijver is John Streckely. Aanrader!

Sesamstraatstress en avondroutine

Al meer dan 200.000 mensen hebben op internet de petitie getekend dat Sesamstraat terug moet naar half zeven ’s avonds. In De Pers van 22 april 2009 komt een moeder aan het woord: ‘Ik mis een vast ritueel’, zegt ze letterlijk. Meneer Aart dreigt nu zelfs al met opstappen als het programma niet terug wordt gezet op z’n vaste tijdstip.

Voor de mensen die het gemist hebben: Sesamstraat is jarenlang om half zeven ’s avonds uitgezonden, maar sinds enige tijd verplaatst naar half zes. Bovendien is de uitzendtijd meerdere keren gewijzigd. Er zijn daardoor bijna geen kijkertjes meer over.

De moeder die in De Pers aan het woord komt geeft aan dat om half zes de avondspits in huis nog volop aan de gang. Als het programma om half zeven wordt uitgezonden dan kan haar dochter precies kijken voordat ze naar bed gaat. En dat is dan een vast ritueel.

De commotie rondom Sesamstraat illustreert mooi het belang van een avondroutine. Die routine geeft je houvast en rust en als dat verstoort wordt is het erg vervelend en dat levert stress op. Ouders komen rond half zes net thuis en dan ‘moet’ er van alles gebeuren. Even rustig naar Sesamstraat kijken is dan nog niet aan de orde. Eerst eten koken, eten, misschien wel afwassen of in bad en dan nog even bijkomen met een half uurtje televisie. Het klinkt logisch.

Dus de vraag van ouders is ook niet zo gek, de netmanager gooit hun hele schema in de war. Wat ik overigens niet begrijp is waarom mensen Sesamstraat niet gewoon opnemen. Dan kun je gewoon kijken wanneer je wilt, dus ook om half zeven. En je hebt nog minder stress, want als je een keer een kwartiertje later thuis bent, dan kun je gewoon je routine afwerken en Sesamstraat ook een kwartier later bekijken. Ik dacht dat live televisie kijken zo ouderwets was? Gezien deze discussie hechten te meeste mensen daar blijkbaar toch nog steeds veel waarde aan: gezellig samen voor de televisie, als de omroepbaas dat bepaalt.

Een organizer organiseert zichzelf

Ook een organizer slaat soms aan het organiseren. Geen enkele indeling is voor altijd en soms heb je opeens een helder moment, waardoor je een handiger indeling voor je ziet of iets oplost, wat al een tijdje zeurt.

De afgelopen week had ik twee van die momenten. In een mailwisseling met een klant ging het over bureauladen. Opeens realiseerde ik me dat ik ook nog een bureaulade met ongesorteerd spul had. Dat bleek vooral papier te zijn wat al beprint was, ‘om de achterkant nog eens te gebruiken’. Maar dat lag er al zo lang dat ik het helemaal vergeten was. En een kalender met sudoku’s uit de periode dat ik die veel oploste.

Zonde van de lade, natuurlijk. Lades zijn juist prima om losse spullen bij elkaar te brengen die je regelmatig gebruikt. Dat was hier duidelijk niet het geval, ik had die lade al meer dan een half jaar niet open gehad. Alles er uit dus. De vellen papier toch maar bij het oud papier (veel te veel om op korte termijn te gebruiken) en de sudokukalender ook. Ik heb ook nog een boekje met sudoku’s en zo vaak doe ik het tegenwoordig niet meer. Geen kans op dat ik 300 sudoku’s op ga lossen. Lade leeg.

Na een paar dagen nadenken heb ik er een nieuwe bestemming voor gevonden: losse spullen die ik gebruik voor mijn workshops, zoals kaartjes en stiften. Eens kijken of dat beter werkt.

Het andere moment ging nog wat verder: zou het niet handig zijn om de onderste plank ik in de linnenkast vrij te maken voor schoenen, vroeg mijn vriend. Eerst zei ik nee, maar ik bleef er toch over nadenken. Het zou inderdaad wel handig zijn. Maar waar laten we dan de handdoeken die daar nu liggen?

Opgerold nemen handdoeken minder ruimte in, dus zou dat een oplossing kunnen zijn? En als ik nou de keukendoeken in de keuken leg? Goedbeschouwd is dat ook veel logischer. Eerst ruimte maken in de keuken dus: een aantal dingen die we niet gebruiken er uit gehaald. Die bevinden zich in vrijwel elke keuken, ook in de onze.

Vervolgens een andere kast eens grondig uitgeruimd: ongebruikte voorraden toiletartikelen weggedaan, evenals ondergoed, sokken en handdoeken met gaten en andere gebreken. Allemaal bewaard voor het geval dat, maar dat geval doet zich natuurlijk nooit voor. Resultaat: een vuilniszak vol. En ruimte genoeg voor de handdoeken en dus ook voor de schoenen.

Soms is het even denken, maar in elk huis zijn ongebruikte spullen en in elk huis is wel iets te winnen met een logischer indeling, ook bij een organizer.