Weg met je to do lijst

Misschien denk je dat een to do lijst en een actielijst hetzelfde zijn. Dat kan ook heel goed zo zijn: als er acties op je to do lijst staan, dan is het een actielijst. Maar veel mensen zetten op hun to do lijst niet alleen acties.

En dan heb je een to do lijst met items die er nooit af lijken te komen. Het zijn belangrijke dingen, zoals het huis opruimen, de slaapkamer van je kind verbouwen, want dat roze kan nu echt niet meer, meer gaan sporten. Maar het lijkt er maar nooit echt van te komen.

In dat geval is je to do lijst geen actielijst. Zo aan het begin van 2010 is het tijd om dat te veranderen. Vier tips om van je to do lijst een actielijst te maken:

1. Maak onderscheid tussen projecten en acties. Het huis opruimen en de slaapkamer verbouwen zijn projecten. Op je actielijst zet je wat je als eerste moet doen om dit project te starten: alle losse spullen in de woonkamer oprapen en beslissen wat je er mee wilt: houden of weggooien? Dat is een actie die je ook echt kunt doen.

2.Kijk kritisch naar elk project en elke actie: wil je dit echt? Ben je bereid er tijd in te investeren? Bedenk dat je per jaar maar een aantal grote projecten aankunt. Welke zijn het belangrijkst? Kies er maximaal vijf. Zet de rest op een lijst voor later. Daar kun je altijd nog aan beginnen als die eerste vijf af zijn. Zet nu bij elk project de actie die je als eerste gaat doen.

3. Formuleer je acties concreet, dus niet ‘meer sporten’, maar elke week twee keer een uur naar fitness op dinsdag om 11.00 uur en op donderdag om 19.00 uur. Dat is helder: dinsdagochtend om half elf moet je je spullen bij elkaar zoeken en naar de sportschool vertrekken. Plan nu voor elk project de eerste actie in met een tijdstip erbij. Zet dit in je agenda.
4.Plan dagelijks maximaal drie belangrijke acties. Begin je dag daarmee. Hou wel rekening met je agenda: als je hele dag al vol gepland is, dan is de kans klein dat je aan andere acties toekomt. Is elke dag vol gepland? Kijk dan of je iets aan je agenda kunt doen (maar dat is weer een ander onderwerp).

6 Tips voor handig e-mailgebruik

De volgende zes tips helpen je om handiger om te gaan met je mail, zodat je er minder tijd aan hoeft te besteden:

1. Werk je mail efficiënt af
Bedenk of je een mailtje binnen 2 minuten kunt afhandelen. Zo ja: doe het meteen. Zo nee: zet het in een mapje actie of lezen en doe het later. Zo kun je snel je mail afhandelen.

2. Zet je mailprogramma uit
Begin de dag met een grote klus en open je mail niet meteen. Of: zet de mail uit als je met een niet-storenklus bezig bent. Dit vind ik zelf ontzettend moeilijk, maar als je het doet, dan voel je je echt enorm productief.

3.Lees niet de hele dag mail
Reserveer elke dag een paar momenten om je mail te lezen en bij te werken, bijvoorbeeld na de lunch (om er weer in te komen) en aan het einde van de dag. Mail is meestal niet urgent, dus je hoeft niet snel te reageren. Als het wel urgent is, dan bellen mensen wel. Zet het eventueel in je taken, dan waarschuwt Outlook je automatisch.

4. Laat je niet afleiden door nieuwe mail
Zet het waarschuwingsballonnetje en -geluid uit en eventueel ook het envelopje. Dat leidt enorm af! En de neiging om even te gaan lezen wordt alleen maar groter. Elke keer als je uit de concentratie bent kost het 10 minuten tot een kwartier om weer te beginnen. Zet je e-mailnotificatie uit via Extra, Opties, E-mailopties, Geavanceerde opties.

5. Laat je mailprogramma je helpen
Moet je op een bepaalde dag iets doen met een mail? Voeg een herinnering toe. Open de mail, klik op actie, vervolgens op opvolgen en dan op herinnering toevoegen. Je wordt automatisch op de gewenste tijd aan de mail herinnerd. Hou er wel rekening mee dat je mail niet altijd aan staat (tip 3) en zorg dat je op tijd gewaarschuwd wordt.

6. Zorg dat je makkelijk kunt zoeken en vinden
Geef mails die je makkelijk wilt kunnen terugvinden een herkenbare naam. Open het bericht en klik in de menubalk op Bewerken en daarna op Bericht bewerken. Je kunt nu het onderwerp herschrijven en ook de mail zelf kun je wijzigen: haal tekst wel of voeg notities toe.


De specifieke aanwijzingen over de instellingen gaan over Outlook, maar je kunt ze natuurlijk ook toepassen in andere mailprogramma’s.

Als praktische tips niet helpen, wat dan?

Niet voor iedereen die wil opruimen en organiseren is dezelfde oplossing effectief. Naarmate ik langer bezig ben met organizen valt me dat steeds meer op. Aan de oppervlakte kan een huis er hetzelfde uitzien, maar de oplossing kan verschillend zijn.

De reden hiervoor is dat opruimen op zich niet motiveert. Je hebt een reden nodig om het te gaan doen. Als je weet waarvoor je al die inspanningen levert en waar je naar toe wilt, dan is opruimen niet moeilijk meer.

Er zijn mensen die echt op zoek zijn naar praktische tips en daar ook meteen mee aan de slag gaan. Zij hebben een doel voor ogen en voor hen is opruimen een middel om bij dat doel te komen. Dan begin je gewoon als je maar eenmaal weet waar je moet beginnen en hoe je het moet doen.

Vervolgens is er een groep mensen die steeds weer terugvalt in oude gewoontes. Zij weten wel hoe ze moeten opruimen en maken ook steeds een start, maar ze houden het niet vol. Deze mensen denken meestal dat ze geen discipline hebben of lui zijn. Daar geloof ik niet in.

In feite hebben zij hun doel te ver weg gelegd. Ze zijn bijvoorbeeld op zoek naar een nieuwe relatie. Zo’n soort doel kan zo belangrijk zijn, dat je er door verlamd raakt. Daardoor lopen ze vast en doen ze niet veel meer. Hun huis weerspiegelt dat. Voor hen is de oplossing om het doel dichterbij te brengen, bijvoorbeeld door te zeggen dat ze graag nieuwe mensen willen ontmoeten. Om die te kunnen ontvangen wil je je huis wel toonbaar maken. Dat motiveert.

Tot slot is er een derde groep mensen: degenen die nog geen idee hebben van hun doel. Als je geen doel hebt, dan weet je ook niet waar je naar toe gaat. Je hebt geen idee welke spullen bij je horen en welke je weg kunt doen. Dit uit zich vaak in niet weg kunnen gooien. Dan kun je zelfs prima georganiseerd zijn, maar toch vastzitten.

Dit komt vaak doordat mensen een grote verandering doormaken in hun leven. Dat kan een gewenste verandering zijn, zoals samenwonen of een kind krijgen, maar ook iets wat je overkomt, zoals kinderen die de deur uitgaan, een scheiding of je baan verliezen. Het kan ook simpelweg zijn omdat je jezelf ontwikkeld. Je weet dat je je oude leven niet meer wilt, maar je weet nog niet zeker wat je dan wel wilt.

Dan kom je pas verder als je je doel hebt gevonden. Daar zijn verschillende technieken voor. De algemene lijn is dat je naar binnen gaat kijken en op zoek gaat naar waar je gepassioneerd voor bent of was.

Je doel hoeft niet altijd een concreet iets te zijn, zoals een studie gaan doen of een eigen bedrijf beginnen. Het kan ook zijn dat je op zoek gaat naar meer balans in je leven, meer aandacht wilt voor je persoonlijke ontwikkeling of je meer wilt verbinden met je gevoel in plaats van je verstand.

Als je je huis en je leven wilt organiseren, is het belangrijk om eerst uit te zoeken in welke categorie je valt. Daarna weet je pas waar je naar op zoek bent en wat voor advies je nodig hebt.


De workshop Ontdek je opgeruimde zelf richt zich vooral op mensen die zich herkennen in de tweede en derde categorie. De eerstvolgende workshopserie start op 10 oktober 2009.

Weet je nog niet in welke groep je valt? Kom kennismaken met Ontdek je opgeruimde zelf? Kom dan naar een Opruimfeest.

De workshopserie is nu ook beschikbaar als individueel programma.

Meer informatie over de workshop, het Opruimfeest en het individuele programma vind je op http://www.ontdekjeopgeruimdezelf.nl/.

Actie: een opgeruimde voorraadkast in drie stappen

Ken je dat: je ziet een aanbieding van frisdrank of keukenpapier en je neemt het meteen mee, omdat het precies de soort is die je altijd gebruikt. Als je thuiskomt zie je dat er nog een enorme voorraad staat. Of juist andersom: je loopt naar de kast om een nieuw pak sap te pakken en het is opeens op. In beide gevallen heb je niet goed zicht op wat je in voorraad hebt. Een inventarisatie van je voorraadkast in drie stappen:

Stap 1: Inventarisatie

Doe de kast open en ga er voor staan. Bekijk wat je er zoal bewaart en maak een lijstje met spullen die je in voorraad hebt en wat er ontbreekt;

Een handige vuistregel is om van elk item één in de kast en één op voorraad te hebben. Zodra je aan de voorraad begint zet je het op je boodschappenlijst om de voorraad aan te vullen. Als je ergens meer dan 1 stuk per week van gebruikt, dan heb je zoveel stuks in voorraad als je per week gebruikt plus één;

Maak op papier een indeling van de voorraadkast, maak in elk geval onderscheid tussen alles wat eetbaar is en alles wat niet eetbaar is. Zet het eten bovenin en alles wat niet eetbaar is (wasmiddel en dergelijke) zoveel mogelijk onderin. Een handige manier om deze 3 stappen te doen is met een mindmap;

Stap 2: Kast organizen

Nu kun je beginnen met het daadwerkelijk leegruimen van de kast. Doe dit plank voor plank, van boven naar beneden. Haal alles van de plank af, kijk of het nog goed is afgesloten en of de houdbaarheidsdatum nog niet is overschreden. Maak de plank schoon en zet alles terug wat op die plank hoort. Wat je overhoudt berg je op, zodra je bij de plank komt waar het hoort;

Stap 3: Gebruiken en aanvullen voorraad

Je hebt nu een goed beeld van je voorraad gekregen. Heb je van sommige dingen te veel in voorraad, maak dat dan eerst op;

Dit is ook een goed moment om na te gaan of er iets in je voorraad ontbreekt. Wat je op voorraad hebt verschilt erg per persoon en gezin. Denk aan pasta, rijst en aardappelen, soepen en sauzen, koffie, thee en sappen, beschuit, crackers en dergelijke. Spullen die je veel gebruikt en die minstens enkele weken houdbaar zijn. Daarnaast natuurlijk toiletartikelen en toiletpapier, wasmiddel en schoonmaakmiddel. In de tips van deze maand vind je in de laatste categorie een aantal onmisbare zaken, zie www.opgeruimdorganizing.nl;

Maak nu een lijstje met spullen die aangevuld moeten worden. Je hoeft dat niet in een keer te doen, je kunt ook elke week wat meenemen.

Uitstelgedrag: 4 manieren om er mee te stoppen

We stellen allemaal wel eens iets uit en als dat binnen de perken blijft, hoeft dat helemaal niet zo erg te zijn. Soms is het gewoon fijn om eerst in de zon te zitten en daarna pas te gaan werken.

Het wordt vervelend als je dezelfde klussen steeds blijft uitstellen of als het uitstellen consequenties gaat hebben: je betaalt je rekeningen niet op tijd, je stuurt je belastingen (veel) te laat in of je begint onvoorbereid aan een vergadering of een examen.

Als je dingen uitstelt, dan kom je afspraken met jezelf steeds niet na. En dat zadelt je op met een continu schuldgevoel, een knagend stemmetje in je hoofd dat zegt: je zou nu eigenlijk die vervelende klus moeten doen in plaats van je tijd verspillen aan iets leuks. Daar word je niet vrolijk van.

Er zijn verschillende redenen waarom mensen dingen uitstellen:
1. Je wilt de taak eigenlijk helemaal niet doen, maar je hebt toch het gevoel dat je er aan vast zit. Dat geldt vaak als je iets hebt toegezegd aan anderen, bijvoorbeeld notulen maken van een vergadering. Maar het kan ook zijn dat je jezelf hebt overtuigd dat je beslist zelf je belastingformulier moet invullen of schoon moet maken.
2. Iets heeft alleen op de lange termijn resultaat, maar op dit moment is het eigenlijk vervelend om te doen en zie je niet dat je iets gedaan hebt. Dit is bijvoorbeeld het geval bij opruimen, lijnen en leren voor een examen.
3. Je weet eigenlijk niet precies wat je moet doen. Op je actielijst staan projecten, zoals ‘open dag organiseren’, ‘administratie doen’, ‘de woonkamer opruimen’.
4. Je wilt alleen aan een taak beginnen als je die helemaal goed kunt doen. Dat is perfectionisme en in de praktijk begin je er dan meestal nooit aan.

Dat geeft ook meteen mogelijke oplossingen voor je uitstelgedrag:
1. Niks moet. Let op elke keer als je tegen jezelf zegt dat je iets ‘zou moeten’. Is dat echt zo? Misschien kan iemand anders het wel doen. Ga na of jij degene bent die de taak moet doen. Waarom zou jij altijd de notulen moeten maken. Misschien kun je die taak wel rouleren. Ook als je al ja hebt gezegd, kun je vaak nog terug. Geef gewoon aan dat je je bedacht hebt of dat er iets tussen is gekomen. En als het dan echt moet, begin dan de dag met een rotklus, dan heb je dat maar vast gehad.
2. Geef jezelf een beloning en beloon de inspanning, niet het resultaat. Dus als je een kwartier hebt opgeruimd of aan je examen hebt gewerkt, dan mag je iets leuks doen: even wandelen, in de zon zitten of de actie doorstrepen op je actielijst. Zo koppel je ook op korte termijn een prettig gevoel aan je actie.
3. Maak verschil tussen een project en een actie. Een project duurt meestal wat langer en bestaat uit meerdere stappen. Die stappen vormen de acties. Als je de woonkamer wilt opruimen dan kan een eerste actie zijn om alle kranten bij elkaar te zoeken en de oude weg te doen of om alle dvd’s en videobanden te verzamelen en op hun plek te zetten. Stel steeds de vraag: wat ga ik dan doen? Tot je weet wat je moet doen.
4. Perfectionisme is natuurlijk een onderwerp op zich, maar als het je in de weg zit om aan de slag te gaan, wees je daarvan dan bewust. En denk aan de 80/20 regel: 80 procent van je resultaat krijg je door 20 procent van je inspanning. Wees niet te gedetailleerd en stop met het zoeken naar informatie. Begin gewoon. Je kunt dingen altijd later nog bijstellen. Zie het eventueel als een experiment: je probeert maar iets en je bent nog niet echt begonnen. Daarmee maak je het voor jezelf een stuk eenvoudiger.


Als ik zelf iets uitstel, dan verleid ik mezelf meestal om te beginnen door te zeggen dat ik er alleen maar vijf minuten aan hoeft te werken, dat ik alleen maar de inhoud van de nieuwsbrief hoef te bepalen. Op die manier zorg je dat je begint. Dan blijkt het meestal helemaal niet zo erg als je gedacht had en voor je het weet is de taak afgerond.

Wil je weten wat jouw reden is om uit te stellen? Op 13 mei geef ik er een workshop over. Je betaalt slechts 29,50 euro voor deze themaworkshop van 2 uur. De workshop is in Centrum Djoj in Rotterdam en duurt van 19.30 tot 21.30. Mail naar info@opgeruimdorganizing.nl om je op te geven.

Organizing en psychologie

In de nieuwe Psychologie Magazine staan 100 inzichten waar je echt iets aan hebt. Het is een erg interessant nummer. Een aantal van de inzichten zijn vooral van toepassing op organizing. Bijvoorbeeld:

• TNO heeft bewezen dat een plant op je bureau er voor zorgt dat je beter werkt. Je wordt er creatiever van als je groen ziet. Dat hoeft misschien niet eens een echte plant te zijn.
• Het is beter compassie te hebben met jezelf dan een groot gevoel voor eigenwaarde. Dus wees begripvol voor jezelf als je jezelf voelt tekortschieten of als je fouten maakt. Dat geldt dus ook voor opruimen. Het is nooit af en anders begint het meteen weer opnieuw. Dat ligt niet aan jou, dat is nou eenmaal zo.
• Hoe je kinderen eten leert, bijvoorbeeld door ze te betrekken bij de maaltijd. Maar ook dat je kinderen groente kunt leren eten, maar dat de voorkeur voor vlees en vis voor 78 procent erfelijk vast ligt. Daar kun je dus veel minder aan doen.
• Over stoppen met piekeren. Veel mensen piekeren ook over opruimen of over to do lijstjes. Hoe stop je daar mee? Onder andere door piekeren zo onaantrekkelijk mogelijk te maken: geef jezelf een piekermoment, maar ga dan wel in een ongemakkelijke stoel zitten.
• Een artikel over keuzestress, waarin kort en bondig wordt uitgelegd wat het verschil is tussen maximizers en satisficers en waarom je betern een satisficer kunt zijn of worden.
• Sonja Lyubomirsky over geluk (zie ook mijn recensie: www.opgeruimdorganizing.nl/leestips_41.htm)
• Inzet en succes zijn twee aparte dingen die niet automatisch samen gaan. Daarom kan het soms handig zijn om minder moeite te doen of om de inzet te belonen en niet perse het resultaat.
• Als je negatief gedrag volhoudt, dan heeft dat altijd een voordeel, hoe gek dat misschien ook klinkt. Dat geldt ook voor niet-opruimen. Rommeligheid kan zijn voordelen hebben: je hoeft bepaalde dromen niet uit te voeren omdat je eerst moet opruimen, bijvoorbeeld.
• Visualisatie werkt. Als je je een bepaalde situatie (een opgeruimd huis) zo levendig mogelijk voorstelt, dan helpt dat om het resultaat te bereiken.

Verder nog Martin Seligman over geluk en een stuk over wat je kunt leren van de mensen waar je je aan ergert. Kortom, een nummer om te bewaren.

Vergroot je financiële kennis via de tv

Stel je bent financieel analfabeet. Wat doe je daar dan aan? Je kunt natuurlijk op de site van het nibud kijken. Daar vind je prima informatie. Een andere optie is de televisie. Een goed programma kan je op een leuke manier toch wat leren.

Daarvoor zijn in elk geval twee mogelijkheden, toevallig allebei op woensdag. Om 19.20 zendt de VPRO op Nederland 2 Goudzoekers uit: ‘over zinvol leven en wat het kost’, zoals ze zelf zeggen.

Een heel aardig programma. Afgelopen week ging het over bonussen. Het programma liet zien dat bonussen ook averechts kunnen werken. In een kaasfabriek was in eerste instantie een extra beloning gezet op meer kaas verwerken. Die beloning was niet eens zo hoog, een paar tientjes bruto in de maand. Maar wat bleek? De medewerkers gingen met elkaar concurreren en de sfeer ging zienderogen achteruit. Nu is de beloning voor goed presteren niet meer gekoppeld aan hoeveel kaas je verplaatst, maar of je een opleiding tijdig afmaakt. En dat bleek veel beter te werken. Dus niet op productie, maar op ontwikkeling.

Via de kaasfabriek maakte Goudzoekers een soepele overgang naar de rol van bonussen in de kredietcrisis. Leuk en informatief. Volgende uitzendingen gaan onder anderen over huizen (volgende week), muziek en de wegwerpeconomie.

De andere optie is de Consuminderman van Llink,ook op woensdag, maar dan om 21.55 uur op Nederland 3. Dit keer werd een energiescan op winkels uitgevoerd. Uiteraard bleek dat die winkels flink kunnen bezuinigen. Vervolgens ging het programma voor extra omzet zorgen, zodat twee winkeliers energiezuinige apparatuur kunnen aanschaffen. Op zich een sympathieke actie. Maar wat die winkeliers dan precies gingen veranderen voor de besparing kwam maar heel beperkt naar voren. En hoe je aan zo’n energiescan komt, kwam ik ook niet aan de weet (ik denk via je energiebedrijf, maar zeker weet ik het niet).

Verder mocht Hedy d’Ancona klagen over de vele folders die ze krijgt. Dat is natuurlijk simpel op te lossen met een ‘nee-nee’ sticker, maar dat wil Hedy niet, want dat staat zo lelijk. En ze vond ook dat er maar een sticker moet komen voor als je de folders wel wilt. Tsja, in een ideale wereld zou dat zo zijn. En weer kwam ik niet aan de weet hoe ik van die folders af kom. Blijkbaar zijn ze niet zo van de concrete informatie bij Llink. Dat is wel jammer.

Het derde item ging over wildplassen. Inderdaad een ergernis en slecht voor het milieu en gebouwen, maar ik zie niet wat het met consuminderen te maken heeft. Kortom, wat mij betreft: leuk idee, maar de uitwerking kan beter.

(De nee-nee en nee-ja stickers zijn bij veel gemeenten gratis te krijgen en ze zijn ook telefonisch te bestellen bij MailDB: tel: 0900-2025095 (€ 0,50 per minuut), of bij Vereniging Milieudefensie, tel: 020-6262620. Nog radicaler is om uw adres op te nemen in een bestand van mensen die geen reclamedrukwerk willen ontvangen. Uw adres blijft hier drie jaar instaan, daarna moet u zich opnieuw aanmelden. De meeste adverteerders respecteren dit bestand. U kunt zich aanmelden via www.infofilter.nl).

30 dagenlijst

Eén van mijn favoriete blogs is zenhabits.net. Vandaag las ik daar een goeie tip om te zorgen dat er minder spullen je huis binnen komen: de 30 dagenlijst.

Als je iets wilt aanschaffen dan zet je het op een lijst met de datum er bij. Pas 30 dagen later mag je het echt aanschaffen. Als je het dan nog wilt kopen tenminste! Je zult zien dat na 30 dagen de meeste dingen niet meer zo nodig lijken.

Dit geldt uiteraard niet voor eerste levensbehoeften, maar verder kun je alles er op zetten. Zo heb je een bedenktijd gecreëerd en voorkom je impulsaankopen.

Dat is nou eens uitstel waar je wat aan hebt.