To do list or not to do list?

To-do-lijsten zijn heel handig, maar ze hebben de neiging om steeds langer te worden en nooit af te zijn. Het lijkt wel of er nooit een eind aan komt.

Inderdaad, als je to-do-lijst een lijst is met al je acties die nu en binnenkort gedaan moeten worden, dan komt er nooit een eind aan. En misschien staan er ook nog wel dingen op die je later dit jaar moet doen: een locatie zoeken voor dat familiefeest begin 2012, je auto weer naar de garage brengen. Op die manier krijg je inderdaad de neiging om die hele lijst maar weg te gooien, want je hebt geen overzicht.

En dat was nou net wel de bedoeling van die hele to-do-lijst, dat je overzicht zou hebben over je acties. Weggooien hoeft niet, maar het is wel een goed idee om je lijst een kritisch te bekijken. Let op de volgende dingen:

Staan er alleen acties op?Veel to-do-lijsten bevatten naast acties ook projecten: ‘de zolder opruimen’, ‘administratie doen’ of ‘kindertekeningen uitzoeken’. Dat bestaat allemaal uit meer dan één actie. Als je de zolder op gaat ruimen, dan ga je bijvoorbeeld eerst alle kapotte apparaten bij elkaar zoeken en afvoeren, dan al het overgebleven hout bij elkaar leggen en uitzoeken wat je nog wilt bewaren, enz.

Schrijf alleen de eerste actie op je to-do-lijst. Is die actie gedaan? Bedenk dan wat de volgende actie is en zet die op je volgende to-do-lijst. Als je veel projecten doet, dan kan het handig zijn om een aparte projectenlijst bij te houden.

Staan er alleen acties op die anders zijn dan anders?
Dingen die je elke dag of elke week doet, hoeven niet op je to do lijst. Er staan alleen acties op die anders zijn dan anders. Je kinderen van school halen is dus geen to-do, dat doe je elke dag. Je moet er natuurlijk wel rekening mee houden als je je dag plant, maar de meeste mensen zullen het niet vergeten (als je dat wel vergeet, dan is er iets anders aan de hand, maar dan ligt het nog steeds niet aan je to-do-lijst).

Als je het moeilijk vindt om dagelijkse of wekelijkse acties te onthouden, maak dan een weekplanning en hang die aan de muur. Als je een bord met magneten koopt, dan kun je ook makkelijk je planning aanpassen als dat nodig is.

Staan er alleen acties op zonder datum?
Een actie met een datum en een tijdstip is een afspraak. Die staan niet op je to-do-lijst maar in je agenda en/of op de kalender. Ook die locatie voor dat familefeest kun je rustig in je agenda zetten. Bedenk wanneer je daar aan wilt beginnen, noteer het in die week en vergeet het verder, tot je het vanzelf tegenkomt in je agenda.

Staan er wensen op?
Sommige mensen zetten ook wensen op hun to do lijst, dingen die ze ooit willen doen: chocoladetaart uitproberen, studieboek lezen, naar het museum, dieet beginnen (na die chocoladetaart natuurlijk), dat soort dingen.

Vaak blijven die dingen heel lang op je lijst staan. Ze zijn niet echt urgent, je wilt ze een keer doen. Haal die dingen van je lijst af, tenzij je het echt deze week wilt doen. Als je ze toch in beeld wilt houden, maak dan een wensenlijst, een soort verlanglijstje voor jezelf. En soms kun je dit trouwens ook echt als verlanglijstje gebruiken, bij mij staan er ook vaak boeken en dvd’s op die lijst.

Als je overigens aan zo’n wens begint, kijk dan weer goed wat de eerste actie is die je gaat doen, want vaak zijn dit projecten. Het kan trouwens ook heel bevrijdend zijn om een aantal van deze wensen te laten vallen. Misschien hoef je dat serieuze boek helemaal niet te lezen en kun je ook wel buiten dat museum. En als je dat echt wilt, dan doe je het toch wel, ook als het niet op een lijstje staat.

Tijd om in actie te komen
Als het goed is heb je nu een lijst waar alleen echte acties opstaan voor de komende tijd. Kijk nu wat je echt deze week moet doen. Zet die op een weeklijst en plan elke dag een paar van die acties, liefst niet meer dan drie per dag. Zo hou je het leuk. Onthou: er is nooit genoeg tijd om alles te doen, maar altijd genoeg tijd voor het noodzakelijke.