Vier valkuilen bij organizing

Als je begint met opruimen en organiseren liggen er een aantal valkuilen op de loer. Als je daar in valt, dan is de kans groot dat je al snel ontmoedigt raakt en het blijft bij een poging tot opruimen. Dat is zonde van je energie.

Daarom geef ik je hier vier belangrijke valkuilen bij organizing. Met de oplossing erbij natuurlijk, dan kun je er voortaan makkelijker herkennen en er omheen lopen:

Valkuil 1: In één keer je hele huis willen organizen
Als je zo’n groot project in één keer wilt aanpakken, dan is de kans dat je het redt niet zo groot. Je raakt het overzicht kwijt, ziet door de bomen het bos niet meer en hebt al snel het gevoel dat je toch niets opschiet.

Oplossing: Begin klein, zodat je meteen resultaat ziet
Begin met een kastje, een lade of een stapel, omschrijf heel duidelijk wat je precies wilt doen en wanneer (hoe laat en welke dag). Neem een project dat je in een uur tot hooguit twee uur kunt afronden. Deel die tijd op in telkens een half uur en las dan een pauze in. Dit is een haalbare actie en het resultaat motiveert je om door te gaan.

Valkuil 2: Beginnen met opbergmiddelen kopen
Je denkt misschien dat het fijn is om nu eerst eens een paar mooie mappen of goede dozen aan te schaffen. Als je dat doet voordat je gaat opruimen, dan is de kans groot dat je precies niet genoeg mappen hebt (en dan zijn ze er natuurlijk niet meer) of dat de dozen net niet het juiste formaat hebben.

Oplossing: Deel eerst je spullen in en kijk dan wat je nodig hebt
Als je eerst opruimt en sorteert, weet je precies wat je nodig hebt, hoe groot dat moet zijn en hoeveel je er nodig hebt. Dan is het natuurlijk heel erg leuk om jezelf te belonen met een paar mooie opbergmiddelen.

Valkuil 3: Op het geplande moment de opruimactie uitstellen
Je hebt het je voorgenomen, je hebt tijd gemaakt in je agenda. Het moment om op te ruimen is aangebroken en je merkt dat je helemaal geen zin hebt, je telefoon gaat of het is net mooi weer. Je bedenkt dat je net zo goed op een ander moment kunt opruimen.

Oplossing: Hou je aan je voornemen en ga aan de slag
Je staat op het punt om te starten met een verandering. Dat kan ongemakkelijk voelen, je bent misschien een beetje onzeker: kan ik het wel? Wat gebeurt er precies als ik alles heb opgeruimd? Dat is heel natuurlijk, iedereen heeft er last van. In het verleden heb je je daar misschien door laten tegen houden. Dat hoeft nu niet te gebeuren. Erken je onrust en je onzekerheid, maar ga wel aan de slag.

Valkuil 4: Langer doorwerken dan je je had voorgenomen
Als je dan eenmaal bent begonnen, dan is het verleidelijk om nog even door te werken, je bent nu net zo lekker op dreef. Voor je het weet heb je een maaltijd overgeslagen en is het donker buiten. Doodmoe plof je op de bank. Je bent er wel weer even klaar mee, dat opruimen!

Oplossing: Vieren dat je je actie hebt afgerond
Je had misschien de neiging om uit te stellen, maar dat heb je niet gedaan, je hebt gedaan wat je je had voorgenomen. Dat geeft een heerlijk gevoel. Je bent eigenlijk niet eens zo heel moe, dus je hebt nog energie over om iets aan je hobby te doen of lekker in de tuin te zitten. Je Dit voelt zo fijn, dat je meteen weer een nieuwe opruimactie inplant. Maar nu eerst tijd voor jezelf.

To do list or not to do list?

To-do-lijsten zijn heel handig, maar ze hebben de neiging om steeds langer te worden en nooit af te zijn. Het lijkt wel of er nooit een eind aan komt.

Inderdaad, als je to-do-lijst een lijst is met al je acties die nu en binnenkort gedaan moeten worden, dan komt er nooit een eind aan. En misschien staan er ook nog wel dingen op die je later dit jaar moet doen: een locatie zoeken voor dat familiefeest begin 2012, je auto weer naar de garage brengen. Op die manier krijg je inderdaad de neiging om die hele lijst maar weg te gooien, want je hebt geen overzicht.

En dat was nou net wel de bedoeling van die hele to-do-lijst, dat je overzicht zou hebben over je acties. Weggooien hoeft niet, maar het is wel een goed idee om je lijst een kritisch te bekijken. Let op de volgende dingen:

Staan er alleen acties op?Veel to-do-lijsten bevatten naast acties ook projecten: ‘de zolder opruimen’, ‘administratie doen’ of ‘kindertekeningen uitzoeken’. Dat bestaat allemaal uit meer dan één actie. Als je de zolder op gaat ruimen, dan ga je bijvoorbeeld eerst alle kapotte apparaten bij elkaar zoeken en afvoeren, dan al het overgebleven hout bij elkaar leggen en uitzoeken wat je nog wilt bewaren, enz.

Schrijf alleen de eerste actie op je to-do-lijst. Is die actie gedaan? Bedenk dan wat de volgende actie is en zet die op je volgende to-do-lijst. Als je veel projecten doet, dan kan het handig zijn om een aparte projectenlijst bij te houden.

Staan er alleen acties op die anders zijn dan anders?
Dingen die je elke dag of elke week doet, hoeven niet op je to do lijst. Er staan alleen acties op die anders zijn dan anders. Je kinderen van school halen is dus geen to-do, dat doe je elke dag. Je moet er natuurlijk wel rekening mee houden als je je dag plant, maar de meeste mensen zullen het niet vergeten (als je dat wel vergeet, dan is er iets anders aan de hand, maar dan ligt het nog steeds niet aan je to-do-lijst).

Als je het moeilijk vindt om dagelijkse of wekelijkse acties te onthouden, maak dan een weekplanning en hang die aan de muur. Als je een bord met magneten koopt, dan kun je ook makkelijk je planning aanpassen als dat nodig is.

Staan er alleen acties op zonder datum?
Een actie met een datum en een tijdstip is een afspraak. Die staan niet op je to-do-lijst maar in je agenda en/of op de kalender. Ook die locatie voor dat familefeest kun je rustig in je agenda zetten. Bedenk wanneer je daar aan wilt beginnen, noteer het in die week en vergeet het verder, tot je het vanzelf tegenkomt in je agenda.

Staan er wensen op?
Sommige mensen zetten ook wensen op hun to do lijst, dingen die ze ooit willen doen: chocoladetaart uitproberen, studieboek lezen, naar het museum, dieet beginnen (na die chocoladetaart natuurlijk), dat soort dingen.

Vaak blijven die dingen heel lang op je lijst staan. Ze zijn niet echt urgent, je wilt ze een keer doen. Haal die dingen van je lijst af, tenzij je het echt deze week wilt doen. Als je ze toch in beeld wilt houden, maak dan een wensenlijst, een soort verlanglijstje voor jezelf. En soms kun je dit trouwens ook echt als verlanglijstje gebruiken, bij mij staan er ook vaak boeken en dvd’s op die lijst.

Als je overigens aan zo’n wens begint, kijk dan weer goed wat de eerste actie is die je gaat doen, want vaak zijn dit projecten. Het kan trouwens ook heel bevrijdend zijn om een aantal van deze wensen te laten vallen. Misschien hoef je dat serieuze boek helemaal niet te lezen en kun je ook wel buiten dat museum. En als je dat echt wilt, dan doe je het toch wel, ook als het niet op een lijstje staat.

Tijd om in actie te komen
Als het goed is heb je nu een lijst waar alleen echte acties opstaan voor de komende tijd. Kijk nu wat je echt deze week moet doen. Zet die op een weeklijst en plan elke dag een paar van die acties, liefst niet meer dan drie per dag. Zo hou je het leuk. Onthou: er is nooit genoeg tijd om alles te doen, maar altijd genoeg tijd voor het noodzakelijke.

Hoe herken je een opruimachterstand?

Oké, je hebt wel wat spullen liggen, maar een achterstand? Zo zou je het niet willen noemen. Of toch? Hoe weet je eigenlijk of je een opruimachterstand hebt? Wanneer zit je in het stadium dat je nog wel ‘even snel’ alles weg kunt werken en wanneer niet meer?

Waarom zou je trouwens willen weten of je een opruimachterstand hebt? Omdat een achterstand vraagt om andere maatregelen. Dan ben je niet klaar als je even flink aan de slag gaat. Je hebt meer dan een paar uur werk. Dat vraagt planning en motivatie. Die komen vaak niet vanzelf, daar moet je wat voor doen. Daarom is het handig om te weten of je een achterstand hebt of niet.

Je kunt een opruimachterstand op twee manieren herkennen: aan praktische kenmerken en aan het gevoel dat je hebt bij je spullen.

Eerst de praktische kenmerken:

Je hebt een opruimachterstand als je geen onaangekondigd bezoek kunt ontvangen. Er liggen overal losse dingen en je hebt stapels. Je kunt niet even snel alles wat er ligt op z’n plek leggen, omdat sommige dingen geen plek hebben.

Opruimachterstanden kunnen ook minder zichtbaar zijn. Soms is het zo dat je kasten propvol zitten, er kan niets meer bij. En daarom leg je soms spullen op plaatsen waar ze niet horen. Gewoon omdat je verder nergens plaats hebt. Misschien zijn er kasten die je liever niet meer open doet, omdat er anders spullen uit vallen. Het kan ook zijn dat sommige lades niet meer dicht kunnen.

Of je bent al begonnen om dingen op de kasten te stapelen. Dat kan een prima manier zijn om extra bergruimte te creëren, maar niet als je dat doet met wankele stapels of allerlei losse spullen, dat ziet er heel onrustig uit.

En een derde manier om opruimachterstanden te herkennen is als je 1 of meerdere kamers in huis hebt waar je liever niet komt, omdat het er zo vol is. Dat kan ook de schuur/garage of de zolder zijn. Maar veel mensen hebben ook een kamer in huis die ze als rommelkamer gebruiken. Vaak hebben ze wel een plan voor die kamer. Als het ooit lukt om de kamer op te ruimen dan willen ze er bijvoorbeeld een hobbykamer of een meditatiehoek van maken. Maar dat gebeurt maar niet en dat is zonde en vaak ook frustrerend.

Als je een zolder of een garage hebt die is volgestouwd, dan heb je een opruimachterstand, want er zou op z’n minst ruimte moeten zijn om te lopen en ook om wat extra spullen op te slaan op het moment dat dat nodig is. Het voordeel is wel dat de achterstand geconcentreerd is in 1 ruimte. Je weet in elk geval waar je moet zijn.

Herken je jezelf al in deze beschrijving? Lees hier wat je er aan kunt doen.

Je herkent een opruimachterstand ook en vooral aan het gevoel dat je er bij hebt. Ook als je geen zichtbare stapels hebt, dan kun je je heel onrustig voelen, het gevoel hebben dat je nooit klaar bent, dat je altijd nog iets moet. Het kost je energie, omdat je steeds tegen jezelf zegt: nu ga ik het doen. Maar je doet het niet. En bewust of onbewust ben je daardoor teleurgesteld in jezelf. Je houdt je niet aan de afspraak die je met jezelf maakt en dat is niet goed voor je zelfvertrouwen. Als dat vaak gebeurt, dan word je er steeds onzekerder over of je het wel kunt.

Bovendien zie je steeds de spullen liggen die je nog moet opruimen. Zeker als dat stapels zijn die in het zicht liggen. Maar ook als je langs de kast loopt die je niet open kunt doen zonder dat er wat uit valt. En als je langs de trap naar de zolder loopt of als je langs de dichte deur loopt van je rommelkamer. Je ziet het dan wel niet, maar je weet dat het er is. En elke keer trekt het aan je.

Gevoelsmatig kost een opruimachterstand dus veel energie, je voelt je onrustig en niet prettig in je eigen huis.

Gelukkig kun je daar iets aan doen. Je kunt je opruimachterstand inlopen, zonder dat je je overweldigd hoeft te voelen en zonder dat je daar weken voor hoeft uit te trekken. Kom er achter hoe je dat doet in de gratis teletraining In 7 stappen naar een opgeruimd huis. Lees hier meer over de training.

Ik hoop je aan de telefoon te ontmoeten!

Hartelijke groeten,

Yvonne de Bruin
Opgeruimd Organizing


PS Je hebt een opruimachterstand als jij vindt dat het een achterstand is. Het gaat er dus om hoe jij je erbij voelt. Ook met weinig stapels en niet zulke volle kasten kun je je onrustig voelen. Trek je dus niets aan van wat anderen zeggen, maar luister naar je gevoel. Lees hier meer over de training en ontdek of het voor jou interessant is.

Aandachtig opruimen, ook als je geen zin hebt

Heb je vaak geen zin om op te ruimen en zie je er tegenop om aan een klus te beginnen? Je doet je opruimklussen met tegenzin, omdat ze ‘nou eenmaal moeten’. Je weet dat het hoort en dat het je wel iets oplevert, bijvoorbeeld een rustig gevoel omdat je je administratie hebt gedaan of een tevreden gevoel als je naar je lege, opgeruimde tafel kijkt. Maar dat is pas achteraf, eerst moet je het nog doen.

Je kunt er ook anders tegenaan kijken. Die tegenzin, die is er nou eenmaal, de klus is er nou eenmaal, maar als je met volle overtuiging aan de slag gaat, dan helpt dat enorm.

Je bereikt dat gevoel van overtuiging door de dingen met aandacht te doen. Als je met aandacht iets doet, dan ben je met je gedachten helemaal bij wat je op dit moment aan het doen bent. Je observeert wat er is in je omgeving en wat je gedachten daar over zijn. Dat doe je zonder een oordeel te hebben. Je stelt vast hoe het is en daar laat je het bij. En vervolgens doe je wat je moet doen.

En dan bedoel ik niet dat je ‘positief moet denken’. Dat zou betekenen dat je niet meer mag denken dat je geen zin hebt of dat je ergens tegenop ziet. Dat is geen doen, als ik je vraag om niet aan een roze olifant te denken, dan zie je in gedachten die olifant al voor je. Je gedachten en gevoelens over opruimen mogen er dus gewoon zijn.

Stel, je gaat je administratie organiseren. ‘Wat een troep!’ denk je bij jezelf, ‘Ik ben wel ontzettend lui dat ik dat niet eerder heb gedaan’. Dat maakt je zin niet groter. Kun je objectief kijken naar wat er is? In principe zijn er alleen stapels papier. Misschien had je die in theorie eerder op kunnen ruimen. Dat heb je niet gedaan en aangezien je de tijd niet terug kunt draaien, kom je niet verder als je jezelf daarover verwijten maakt. Dit is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan.

Je begint er mee door je woorden te veranderen, ook als dat niet zo voelt. In plaats van troep gebruik je meer neutrale woorden, zoals spullen of stapels. Ik was ooit bij iemand die sprak over ‘rommeldozen’. Op het moment dat we dat veranderden in ‘herinneringsdozen’ werd het voor haar een heel ander verhaal. Verander dus je woorden, dan veranderen je gedachten mee.

Stel dan vast dat je je er niet prettig over voelt dat die stapels er zijn. Dat komt goed uit, want je gaat nu aan de slag om de stapels kleiner te maken. Dat doe je met volle concentratie en aandacht bij de klus. Als je merkt dat je gedachten afdwalen, geen punt, goed dat je het merkt, dan focus je gewoon opnieuw op je administratie.

In het begin hou je dat misschien niet zo lang vol. Plan dus steeds korte periodes om met aandacht te werken en geef jezelf daarna een pauze. Begin klein, met 5 of 10 minuten, hooguit een kwartier. Neem daarna 5 tot 10 minuten pauze. En zo verder.

Na een tijdje merk je misschien dat je na 10 minuten nog makkelijk je aandacht erbij kunt houden. Dan maak je de periode wat langer. De maximale lengte is voor de meeste mensen 20 tot 30 minuten focus per keer. Maar het kan voor jou heel goed korter zijn.

Het mooie is, als je een klus je volle aandacht geeft, dan is het heel lastig om tegelijkertijd nog geen zin te hebben. Dat gaat gewoon niet samen, dat is geen ruimte voor, juist omdat je je helemaal op de klus richt die je aan het doen bent.

En denk nou niet achteraf: ‘verdorie, nou heb ik maar 2 tijdschriften weggedaan, da’s ook niet veel.’ Of ‘nou, dat kan ik duidelijk niet, met aandacht werken, ik hou het hooguit een minuut vol.’ Aandacht kun je trainen, je bent dus aan het oefenen om meer aandacht te hebben. Oefenen is je doel en niet zoveel mogelijk doen.

Misschien denk je ook: wat kan ik nou helemaal doen in 10 minuten? Dat is het mooie van aandacht: je krijgt daarmee veel meer voor elkaar dan je zou denken. Het valt me altijd weer op wat je kunt bereiken in een korte tijd van volle concentratie. Probeer het gewoon en laat je verrassen.