De volgende zes tips helpen je om handiger om te gaan met je mail, zodat je er minder tijd aan hoeft te besteden:
1. Werk je mail efficiënt af
Bedenk of je een mailtje binnen 2 minuten kunt afhandelen. Zo ja: doe het meteen. Zo nee: zet het in een mapje actie of lezen en doe het later. Zo kun je snel je mail afhandelen.
2. Zet je mailprogramma uit
Begin de dag met een grote klus en open je mail niet meteen. Of: zet de mail uit als je met een niet-storenklus bezig bent. Dit vind ik zelf ontzettend moeilijk, maar als je het doet, dan voel je je echt enorm productief.
3.Lees niet de hele dag mail
Reserveer elke dag een paar momenten om je mail te lezen en bij te werken, bijvoorbeeld na de lunch (om er weer in te komen) en aan het einde van de dag. Mail is meestal niet urgent, dus je hoeft niet snel te reageren. Als het wel urgent is, dan bellen mensen wel. Zet het eventueel in je taken, dan waarschuwt Outlook je automatisch.
4. Laat je niet afleiden door nieuwe mail
Zet het waarschuwingsballonnetje en -geluid uit en eventueel ook het envelopje. Dat leidt enorm af! En de neiging om even te gaan lezen wordt alleen maar groter. Elke keer als je uit de concentratie bent kost het 10 minuten tot een kwartier om weer te beginnen. Zet je e-mailnotificatie uit via Extra, Opties, E-mailopties, Geavanceerde opties.
5. Laat je mailprogramma je helpen
Moet je op een bepaalde dag iets doen met een mail? Voeg een herinnering toe. Open de mail, klik op actie, vervolgens op opvolgen en dan op herinnering toevoegen. Je wordt automatisch op de gewenste tijd aan de mail herinnerd. Hou er wel rekening mee dat je mail niet altijd aan staat (tip 3) en zorg dat je op tijd gewaarschuwd wordt.
6. Zorg dat je makkelijk kunt zoeken en vinden
Geef mails die je makkelijk wilt kunnen terugvinden een herkenbare naam. Open het bericht en klik in de menubalk op Bewerken en daarna op Bericht bewerken. Je kunt nu het onderwerp herschrijven en ook de mail zelf kun je wijzigen: haal tekst wel of voeg notities toe.
De specifieke aanwijzingen over de instellingen gaan over Outlook, maar je kunt ze natuurlijk ook toepassen in andere mailprogramma’s.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten